Công văn 3346/CTH-QLDN1 do Thuế TP Cần Thơ ban hành ngày 29/4/2026 cung cấp hướng dẫn chuyên sâu về thủ tục xuất hóa đơn giảm giá trị theo quyết toán, đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành về hóa đơn điện tử và kê khai thuế giá trị gia tăng. Văn bản này căn cứ trên Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, áp dụng cho các trường hợp phát sinh sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc quy cách, chất lượng hàng hóa trong quá trình quyết toán.
Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh và thay thế
Theo điểm b1, b2 khoản 1 và điểm a khoản 4 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế), người bán thực hiện các bước xử lý sau:
- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Người bán ký số trên hóa đơn mới và gửi cho người mua (đối với hóa đơn không có mã) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã rồi chuyển cho người mua (đối với hóa đơn có mã).
- Lập hóa đơn điện tử thay thế: Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Quy trình ký số và phát hành thực hiện tương tự như hóa đơn điều chỉnh.
Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế, đối với người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Trường hợp người mua là cá nhân, người bán phải thông báo trực tiếp hoặc thông báo trên website (nếu có). Văn bản thỏa thuận được lưu giữ tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra.
Quy định về kê khai thuế đối với hóa đơn điều chỉnh, thay thế
Về kê khai thuế đối với hóa đơn giảm giá trị theo quyết toán, Công văn 3346/CTH-QLDN1 hướng dẫn thực hiện theo điểm d, điểm đ khoản 5 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
- Trường hợp điều chỉnh, thay thế do sai sót quy định tại điểm b khoản 1: Người bán và người mua thực hiện khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế.
- Trường hợp điều chỉnh theo khoản 4 Điều 19: Người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
Căn cứ vào hướng dẫn trên, doanh nghiệp cần đối chiếu tình hình thực tế tại đơn vị để thực hiện đúng quy định, tránh sai sót trong quá trình quyết toán thuế.
Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Tại khoản 2 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải đảm bảo các nội dung sau:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo quy định (nếu người mua yêu cầu);
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng;
- Thời điểm lập hóa đơn;
- Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Người bán gửi hoá đơn điện tử cho người mua bằng hình thức điện tử (tin nhắn, thư điện tử và các hình thức khác) hoặc cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu, tải hoá đơn điện tử.
Yêu cầu đối với hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã
Theo điểm a khoản 2 Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã phải đáp ứng đồng thời các yêu cầu sau:
- Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
- Đúng định dạng về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
- Đúng thông tin đăng ký theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
- Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
