Nghị định 254/2026/NĐ-CP và 6 điểm mới về hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần nắm rõ

Hóa đơn điện tử tiếp tục là nội dung trọng yếu trong công tác quản lý thuế, kế toán và kiểm soát chứng từ của doanh nghiệp. Ngày 30/6/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Quản lý thuế 2025 về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. Văn bản có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, đồng thời thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Trong bài viết này, Atax tổng hợp 6 điểm mới quan trọng để doanh nghiệp, hộ kinh doanh và bộ phận kế toán chủ động rà soát, cập nhật quy trình lập hóa đơn.

Việc thay đổi chính sách về hóa đơn không chỉ ảnh hưởng đến thời điểm lập hóa đơn, nội dung thể hiện trên hóa đơn mà còn tác động trực tiếp đến quy trình bán hàng, cung cấp dịch vụ, đối soát dữ liệu, lưu trữ chứng từ và quản trị rủi ro thuế. Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ từng nhóm quy định để áp dụng thống nhất ngay từ thời điểm Nghị định có hiệu lực.

Mở rộng danh mục giao dịch không phải lập hóa đơn điện tử

Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định cụ thể hơn các nhóm giao dịch mà người bán không phải lập hóa đơn điện tử. Đây là nội dung có ý nghĩa thực tiễn lớn, giúp kế toán phân biệt chính xác giữa giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn và các nghiệp vụ không thuộc diện phải lập hóa đơn.

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Theo quy định mới, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không phải lập hóa đơn điện tử trong một số trường hợp sau:

• Bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua theo pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp, trừ trường hợp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Có thu nhập từ cho thuê bất động sản; hoặc có thu nhập từ cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung thông tin số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài, bao gồm giải trí, trò chơi điện tử, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo số.
• Làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp trong trường hợp doanh nghiệp đầu mối đã thực hiện khấu trừ thuế.

Atax lưu ý, đối với nhóm hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, việc xác định đúng nghĩa vụ lập hóa đơn cần gắn với phương pháp tính thuế, loại hình hoạt động và hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại cơ quan thuế.

Các nhóm nghiệp vụ khác không phải lập hóa đơn

Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng mở rộng và làm rõ thêm một số nghiệp vụ không phải lập hóa đơn điện tử, gồm:

• Khoản phí, khoản thu phát sinh từ tái bảo hiểm, nhận tiền gửi, hoạt động tài chính, bán nợ, giao dịch ngoại tệ và sản phẩm phái sinh.
• Góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh vào tổ chức kinh tế.
• Tài sản điều chuyển giữa công ty mẹ và đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc; giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc trong cùng cơ sở kinh doanh; hoặc tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
• Cho mượn máy móc, thiết bị là tài sản cố định, công cụ, dụng cụ phục vụ gia công mà không thu tiền và không chuyển quyền sở hữu.

Các trường hợp liên quan đến thuế giá trị gia tăng

Đối với thuế giá trị gia tăng, một số trường hợp không phải lập hóa đơn điện tử được quy định gồm:

• Hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh, chẳng hạn chuyển kho, xuất vật tư, xuất bán thành phẩm trong cùng một cơ sở kinh doanh.
• Hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh tự sản xuất để phục vụ chính hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị.
• Các khoản thu không gắn với hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như bồi thường bằng tiền, tiền thưởng, thu hộ, thu đòi bên thứ ba trong hoạt động bảo hiểm.

Về mặt quản trị chứng từ, dù không phải lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp vẫn cần lưu đầy đủ hồ sơ nội bộ, hợp đồng, biên bản điều chuyển, chứng từ thanh toán hoặc tài liệu liên quan để chứng minh bản chất nghiệp vụ khi cơ quan thuế kiểm tra.

Điều chỉnh quy định về thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn là một trong những nội dung có rủi ro cao trong thực tế kế toán. Việc lập hóa đơn sai thời điểm có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, sai lệch doanh thu tính thuế và ảnh hưởng đến kê khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp.

Khoản đặt cọc bảo đảm hợp đồng dịch vụ chưa phải xuất hóa đơn

Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.

Tuy nhiên, quy định này không áp dụng đối với khoản tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự 2015 nhằm bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng dịch vụ. Đây là điểm thay đổi đáng chú ý so với quy định trước đây tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, vốn chỉ loại trừ một số dịch vụ cụ thể như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, tư vấn thuế, thẩm định giá, khảo sát thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng.

Theo quy định mới, nếu khoản tiền nhận được có bản chất là đặt cọc bảo đảm giao kết hoặc bảo đảm thực hiện hợp đồng thì chưa phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận cọc, không giới hạn ở một số nhóm dịch vụ nhất định. Atax khuyến nghị doanh nghiệp cần thể hiện rõ bản chất khoản tiền trong hợp đồng, phiếu thu, chứng từ ngân hàng và thỏa thuận giữa các bên để tránh nhầm lẫn giữa tiền đặt cọc và tiền thanh toán trước.

Bổ sung nhóm dịch vụ được đối chiếu số liệu trong vòng 7 ngày trước khi xuất hóa đơn

Điểm a khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung thêm các dịch vụ có số lượng giao dịch lớn, phát sinh thường xuyên và cần thời gian đối soát số liệu giữa bên cung cấp với khách hàng. Các nhóm dịch vụ này được thực hiện đối chiếu số liệu trước khi lập hóa đơn theo thời hạn quy định.

Các dịch vụ được bổ sung bao gồm:

• Dịch vụ hoa tiêu hàng hải.
• Dịch vụ quảng cáo trên các trang báo điện tử.
• Dịch vụ công nghệ số, nền tảng số.
• Dịch vụ công nghệ thông tin, bao gồm trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin.
• Dịch vụ tài sản mã hóa.
• Dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon.
• Dịch vụ bảo hiểm.
• Dịch vụ bảo vệ.
• Dịch vụ cung cấp suất ăn công nghiệp.
• Dịch vụ của sở giao dịch hàng hóa.
• Dịch vụ thông tin tín dụng.
• Dịch vụ kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi, xe hợp đồng, xe mô tô hai bánh có sử dụng phần mềm hỗ trợ kết nối vận tải cung cấp cho khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức.

Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nêu trên, bộ phận kế toán cần thiết lập quy trình đối soát dữ liệu, phê duyệt doanh thu và lập hóa đơn theo chu kỳ phù hợp, bảo đảm không vượt quá thời hạn được phép.

Cho phép cơ sở y tế gộp hóa đơn điện tử vào cuối ngày

Điểm m khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép cơ sở khám chữa bệnh tổng hợp lập hóa đơn điện tử vào cuối ngày đối với các dịch vụ y tế có in phiếu thu tiền, ví dụ như dịch vụ chụp, chiếu hoặc các dịch vụ cận lâm sàng khác.

Điều kiện áp dụng gồm:

• Là cơ sở khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh.
• Có quản lý viện phí và từng giao dịch khám chữa bệnh, thực hiện các dịch vụ có in phiếu thu tiền.
• Dữ liệu giao dịch được lưu trên hệ thống công nghệ thông tin.
• Người đến khám chữa bệnh không có nhu cầu lấy hóa đơn.

Trường hợp người đến khám chữa bệnh có nhu cầu lấy hóa đơn, cơ sở khám chữa bệnh vẫn phải lập hóa đơn điện tử và giao cho khách hàng theo đúng quy định. Quy định này giúp giảm tải đáng kể khối lượng lập hóa đơn tức thời tại các cơ sở y tế có số lượng giao dịch lớn trong ngày.

Bổ sung thời điểm lập hóa đơn đối với giao dịch phát sinh vào ban đêm

Theo khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp giao dịch phát sinh vào ban đêm và người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động thì thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

Quy định này phù hợp với thực tiễn hoạt động của các đơn vị kinh doanh dịch vụ, bán lẻ, vận tải, y tế, lưu trú hoặc các ngành nghề phát sinh giao dịch ngoài giờ hành chính. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần bảo đảm dữ liệu bán hàng được ghi nhận đầy đủ, liên tục và có căn cứ đối chiếu với hóa đơn lập vào ngày làm việc tiếp theo.

Bổ sung trách nhiệm kết nối, chia sẻ dữ liệu hóa đơn điện tử với Cục Thuế

Khoản 4 Điều 40 Nghị định 254/2026/NĐ-CP điều chỉnh trách nhiệm kết nối, chia sẻ thông tin, dữ liệu phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử. Theo đó, đầu mối tiếp nhận dữ liệu được thay thế từ Tổng cục Thuế sang Cục Thuế, đồng thời cập nhật tên gọi một số cơ quan theo cơ cấu tổ chức mới.

Các cơ quan có trách nhiệm chia sẻ, kết nối thông tin gồm:

• Cơ quan quản lý thị trường.
• Cục Quản lý đất đai.
• Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam.
• Cơ quan công an.
• Cơ quan giao thông.
• Cơ quan y tế.
• Các cơ quan khác có liên quan.

Việc kết nối dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước giúp tăng cường kiểm soát rủi ro về hóa đơn, chống thất thu thuế và hỗ trợ cơ quan thuế xác minh giao dịch. Đối với doanh nghiệp, điều này đặt ra yêu cầu cao hơn về tính nhất quán giữa hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán, dữ liệu bán hàng và các hồ sơ pháp lý liên quan.

Khuyến khích người tiêu dùng tham gia giám sát nghĩa vụ lập hóa đơn

Một điểm mới đáng chú ý tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP là chính sách khuyến khích người tiêu dùng tố giác hành vi người bán không lập và giao hóa đơn điện tử. Đây là cơ chế nhằm tăng cường sự tham gia của xã hội trong việc giám sát nghĩa vụ thuế và nâng cao tính minh bạch của giao dịch thương mại.

Theo khoản 1 Điều 41 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người tiêu dùng tố giác người bán không lập và giao hóa đơn điện tử có thể được xem xét khen thưởng nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Cung cấp thông tin trung thực, chính xác, kịp thời; có căn cứ xác định thời gian, địa điểm và người thực hiện hành vi vi phạm.
• Nội dung phản ánh đúng thực tế phát sinh, đủ cơ sở để cơ quan thuế xác định tính chất, mức độ vi phạm và tiến hành kiểm tra, xác minh.
• Cơ quan thuế đã ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn trên cơ sở thông tin được cung cấp.

Mức thưởng được quy định không quá 10% số tiền xử phạt vi phạm hành chính và tối đa 10 triệu đồng cho mỗi vụ việc.

Các kênh tiếp nhận thông tin tố giác bao gồm:

• Ứng dụng eTax Mobile.
• Cổng dịch vụ công quốc gia.
• Thư điện tử chính thức.
• Hệ thống tiếp nhận thông tin điện tử của cơ quan thuế.
• Gửi trực tiếp hoặc bằng văn bản đến trụ sở cơ quan thuế.

Với quy định này, Atax khuyến nghị doanh nghiệp cần rà soát lại quy trình xuất hóa đơn tại điểm bán, cửa hàng, chi nhánh, sàn thương mại điện tử, bộ phận thu ngân và đội ngũ bán hàng để hạn chế rủi ro bị phản ánh do không lập hóa đơn kịp thời.

Hủy hóa đơn đặt in của cơ quan thuế chưa sử dụng hết

Theo khoản 3 Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, kể từ ngày 01/7/2026, hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng. Cơ quan thuế, tổ chức kinh tế, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh còn hóa đơn đặt in chưa sử dụng hết phải thực hiện tiêu hủy theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.

Đối với biên lai giấy tự in, đặt in theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, lộ trình áp dụng linh hoạt hơn. Việc tiêu hủy bắt đầu từ ngày 01/01/2027; biên lai giấy tự in, đặt in chưa sử dụng hết được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/12/2026. Đồng thời, tổ chức sử dụng biên lai giấy phải chuyển đổi sang biên lai điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và tổ chức có sử dụng hóa đơn đặt in hoặc biên lai giấy cần kiểm kê số lượng còn tồn, lập kế hoạch chuyển đổi, lưu trữ hồ sơ tiêu hủy và cập nhật quy trình phát hành chứng từ điện tử để tránh sử dụng chứng từ đã hết giá trị pháp lý.

Quy định mới về nội dung hóa đơn điện tử

Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung một số quy định mới về nội dung thể hiện trên hóa đơn điện tử. Đây là nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý vì sai sót về thông tin người bán, người mua, địa điểm kinh doanh hoặc thông tin ủy nhiệm có thể dẫn đến việc hóa đơn phải điều chỉnh, thay thế hoặc bị đánh giá là không hợp lệ trong một số trường hợp.

Nội dung hóa đơn đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có nhiều địa điểm

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng chung mã số thuế cho nhiều cửa hàng, hóa đơn phải thể hiện tên, mã và địa chỉ địa điểm kinh doanh.

Đối với doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu, hóa đơn phải ghi mã và địa chỉ địa điểm kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp cho từng địa điểm trên hóa đơn.

Đối với hóa đơn điện tử ủy nhiệm, hóa đơn phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

Đối với hoạt động bán đấu giá tài sản để thi hành án, hóa đơn phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của cơ quan được giao bán đấu giá và của người bán.

Cách ghi thông tin người mua là người tiêu dùng cá nhân

Theo điểm b khoản 4 Phụ lục ban hành kèm Nghị định, trường hợp người mua là người tiêu dùng cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì người bán không được để trống thông tin người mua mà phải ghi rõ trên hóa đơn là “Bán cho người tiêu dùng”.

Trường hợp người mua có cung cấp thông tin, hóa đơn phải thể hiện đầy đủ tên, địa chỉ và số định danh cá nhân. Đối với người mua là người nước ngoài, hóa đơn thể hiện số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng.

Atax đánh giá đây là quy định quan trọng nhằm chuẩn hóa dữ liệu hóa đơn điện tử, đặc biệt trong bối cảnh cơ quan thuế tăng cường đối chiếu dữ liệu giao dịch và dữ liệu định danh. Doanh nghiệp cần cấu hình lại phần mềm hóa đơn, phần mềm bán hàng và biểu mẫu nhập liệu để bảo đảm không phát sinh hóa đơn thiếu thông tin bắt buộc.

Doanh nghiệp cần làm gì để tuân thủ Nghị định 254/2026/NĐ-CP?

Để triển khai hiệu quả các quy định mới về hóa đơn điện tử, Atax khuyến nghị doanh nghiệp thực hiện một số công việc trọng tâm sau:

• Rà soát toàn bộ quy trình lập hóa đơn theo từng loại giao dịch, đặc biệt là giao dịch đặt cọc, thu tiền trước, dịch vụ phát sinh thường xuyên và giao dịch vào ban đêm.
• Cập nhật quy trình đối soát dữ liệu đối với các ngành nghề được phép đối chiếu số liệu trước khi lập hóa đơn.
• Kiểm tra tình trạng sử dụng hóa đơn đặt in, biên lai giấy và lập kế hoạch chuyển đổi sang chứng từ điện tử theo thời hạn quy định.
• Cấu hình phần mềm hóa đơn để bổ sung thông tin địa điểm kinh doanh, thông tin người mua, thông tin ủy nhiệm và các trường dữ liệu bắt buộc khác.
• Đào tạo bộ phận kế toán, bán hàng, thu ngân, chăm sóc khách hàng về nghĩa vụ lập và giao hóa đơn điện tử.
• Lưu trữ đầy đủ hợp đồng, chứng từ thanh toán, biên bản đối soát, phiếu thu và hồ sơ liên quan để chứng minh bản chất giao dịch khi cần giải trình.

Kết luận

Nghị định 254/2026/NĐ-CP đánh dấu bước hoàn thiện quan trọng trong khung pháp lý về hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Văn bản này thay thế đồng thời Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đồng thời bổ sung nhiều quy định sát với thực tiễn hoạt động kinh doanh, quản lý dữ liệu và chuyển đổi số trong lĩnh vực thuế.

Đối với doanh nghiệp và người làm kế toán, việc chủ động cập nhật quy định mới ngay từ ngày 01/7/2026 là yếu tố then chốt để bảo đảm tuân thủ, hạn chế rủi ro xử phạt và nâng cao hiệu quả quản trị chứng từ. Atax khuyến nghị doanh nghiệp không chỉ đọc quy định ở góc độ pháp lý mà cần chuyển hóa thành quy trình vận hành cụ thể trong hệ thống kế toán, bán hàng và quản trị nội bộ.

Xem thêm Thông tư 91/2026/TT-BTC và 5 điểm mới quan trọng cần lưu ý về hóa đơn