Xuất hóa đơn để làm gì và quy trình xuất hóa đơn công ty

Xuất hóa đơn là nghiệp vụ bắt buộc trong hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Dưới góc độ kế toán và thuế, hóa đơn không chỉ ghi nhận doanh thu mà còn là căn cứ pháp lý để kê khai thuế, hạch toán chi phí, xác định nghĩa vụ tài chính và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên trong giao dịch.

Trong bài viết này, Atax phân tích chi tiết hóa đơn dùng để làm gì, nội dung bắt buộc trên hóa đơn và quy trình xuất hóa đơn công ty theo hướng tiếp cận thực tế, dễ áp dụng cho doanh nghiệp.

Hóa đơn là gì?

Theo khoản 1 Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025, hóa đơn điện tử là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lập khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ nhằm ghi nhận thông tin của giao dịch theo quy định của pháp luật về thuế và pháp luật về kế toán.

Như vậy, hóa đơn là chứng từ phản ánh việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, được người bán lập để ghi nhận đầy đủ thông tin giao dịch. Hóa đơn là cơ sở để doanh nghiệp kê khai thuế, hạch toán kế toán, xác định doanh thu, chi phí, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp và các nghĩa vụ tài chính khác nếu có.

Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn được áp dụng thống nhất trong hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tùy từng trường hợp, người nộp thuế được sử dụng một trong các loại hóa đơn điện tử sau:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Đồng thời, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết về đối tượng sử dụng, nguyên tắc lập, quản lý và truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử. Theo đó, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng hình thức được pháp luật quy định, đồng thời bảo đảm việc kết nối, truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định.

Các nội dung cần có trong hóa đơn điện tử

Khi lập hóa đơn điện tử, người bán phải bảo đảm hóa đơn thể hiện đầy đủ các thông tin cần thiết để phản ánh đúng bản chất giao dịch. Việc thiếu, sai hoặc ghi nhận không đúng nội dung hóa đơn có thể làm phát sinh rủi ro về kê khai thuế, khấu trừ thuế, ghi nhận chi phí và xử phạt vi phạm hành chính.

Thông tin nhận diện hóa đơn

Hóa đơn cần thể hiện đầy đủ các thông tin nhận dạng, bao gồm:

• Tên loại hóa đơn.
• Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn.
• Số hóa đơn theo nguyên tắc đánh số quy định.

Thông tin của người bán và người mua

Hóa đơn phải ghi rõ thông tin của các bên tham gia giao dịch, bao gồm:

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
• Trường hợp người mua không có mã số thuế thì sử dụng số định danh cá nhân hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách nhà nước nếu thuộc đối tượng áp dụng.

Atax lưu ý doanh nghiệp cần đối chiếu thông tin người mua trước khi lập hóa đơn, đặc biệt là mã số thuế, tên đơn vị và địa chỉ đăng ký thuế. Đây là nhóm thông tin thường phát sinh sai sót và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc kê khai, khấu trừ thuế của bên mua.

Thông tin về hàng hóa, dịch vụ

Các nội dung liên quan đến hàng hóa hoặc dịch vụ cung cấp cần được thể hiện đầy đủ, gồm:

• Tên hàng hóa, dịch vụ.
• Đơn vị tính, số lượng và đơn giá.
• Giá trị hàng hóa, dịch vụ trước thuế giá trị gia tăng.
• Thuế suất thuế giá trị gia tăng áp dụng.
• Số tiền thuế giá trị gia tăng tương ứng theo từng mức thuế suất.
• Tổng số tiền thuế giá trị gia tăng.
• Tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế.

Thông tin về hàng hóa, dịch vụ cần phù hợp với hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, nghiệm thu hoặc các hồ sơ liên quan. Việc ghi chung chung, không rõ bản chất hàng hóa, dịch vụ có thể làm tăng rủi ro khi giải trình với cơ quan thuế.

Thời điểm lập và ký hóa đơn

Hóa đơn điện tử phải thể hiện:

• Thời điểm lập hóa đơn theo đúng quy định về thời điểm xuất hóa đơn.
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn còn phải có mã của cơ quan thuế theo quy định. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn với thời điểm thu tiền, bởi không phải mọi trường hợp thời điểm thu tiền đều là thời điểm lập hóa đơn.

Chữ ký trên hóa đơn

Hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của người bán. Riêng chữ ký số của người mua không bắt buộc, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận hoặc pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

Các thông tin bổ sung nếu có

Tùy từng giao dịch, hóa đơn có thể thể hiện thêm các nội dung như:

• Chiết khấu thương mại.
• Khuyến mại.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước.
• Các thông tin khác phục vụ quản lý hoặc đáp ứng yêu cầu của các bên.

Ngoài ra, chữ viết, chữ số và đơn vị tiền tệ sử dụng trên hóa đơn phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ.

Nội dung của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối, truyền dữ liệu với cơ quan thuế, hóa đơn phải có tối thiểu các thông tin sau:

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
• Thông tin của người mua như tên, mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số điện thoại nếu người mua yêu cầu.
• Tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng; đơn giá; giá thanh toán.
• Đối với doanh nghiệp kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn phải thể hiện riêng giá chưa thuế, thuế suất, số tiền thuế giá trị gia tăng và tổng giá thanh toán đã bao gồm thuế.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử giúp người mua tra cứu và sử dụng hóa đơn.

Sau khi lập hóa đơn, người bán có thể gửi cho người mua thông qua các phương thức điện tử như email, tin nhắn, ứng dụng điện tử hoặc cung cấp đường dẫn, mã QR để người mua tra cứu và tải hóa đơn.

Các thông tin được phép bổ sung trên hóa đơn

Ngoài các nội dung bắt buộc, người bán được phép bổ sung thêm một số thông tin nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh hoặc quản lý nội bộ, chẳng hạn như:

• Logo, biểu trưng hoặc hình ảnh nhận diện thương hiệu.
• Mã khách hàng.
• Số hợp đồng.
• Lệnh điều động hoặc vận chuyển.
• Các thông tin khác phù hợp với đặc điểm của từng giao dịch.

Đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, pháp luật khuyến khích bổ sung thông tin về nhóm ngành nghề của hàng hóa, dịch vụ trên dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng XML gửi cơ quan thuế. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế thì cần thể hiện rõ trên hóa đơn theo quy định.

Một số trường hợp áp dụng nội dung hóa đơn riêng

Một số loại hóa đơn được áp dụng theo mẫu hoặc quy định chuyên ngành, bao gồm:

• Hóa đơn bán tài sản công được lập theo mẫu quy định tại Nghị định số 186/2025/NĐ-CP về quản lý, sử dụng tài sản công.
• Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế phải đáp ứng đồng thời các nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử và các quy định riêng do Bộ Tài chính ban hành.

Với các trường hợp đặc thù, Atax khuyến nghị doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời quy định về hóa đơn, kế toán, thuế và quy định chuyên ngành để bảo đảm chứng từ lập ra có giá trị pháp lý đầy đủ.

Xuất hóa đơn công ty để làm gì?

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là đơn vị mới thành lập, thường đặt câu hỏi: xuất hóa đơn để làm gì? Trong thực tế, hóa đơn không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn là công cụ kế toán, thuế và quản trị tài chính không thể thiếu trong quá trình vận hành doanh nghiệp.

Tuân thủ quy định pháp luật về thuế

Mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải lập hóa đơn theo quy định, kể cả một số trường hợp không thu tiền nhưng có phát sinh giao dịch theo quy định pháp luật. Việc không xuất hóa đơn, xuất sai thời điểm hoặc lập hóa đơn không đúng nội dung có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính và làm doanh nghiệp bị đánh giá rủi ro cao về thuế.

Là căn cứ kê khai thuế và ghi nhận chi phí hợp lệ

Hóa đơn là căn cứ để doanh nghiệp xác định doanh thu tính thuế, thuế giá trị gia tăng đầu ra, chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, đồng thời là cơ sở để bên mua kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.

Ghi nhận giao dịch minh bạch, nâng cao uy tín doanh nghiệp

Việc xuất hóa đơn đầy đủ thể hiện tính chuyên nghiệp, minh bạch trong quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, ngân hàng và cơ quan quản lý nhà nước. Trong nhiều trường hợp, hóa đơn là điều kiện bắt buộc để thanh toán, quyết toán hợp đồng, tham gia đấu thầu, kiểm toán hoặc giải trình với cơ quan chức năng.

Hỗ trợ giám sát và quản lý thuế

Hóa đơn là công cụ để cơ quan thuế theo dõi doanh thu thực tế, đối chiếu dữ liệu kê khai, phát hiện giao dịch bất thường và ngăn ngừa gian lận thuế. Đồng thời, việc khuyến khích người mua lấy hóa đơn cũng góp phần bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng và nâng cao tính minh bạch của thị trường.

Quy trình xuất hóa đơn công ty

Để bảo đảm việc lập và phát hành hóa đơn điện tử đúng quy định, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình có kiểm soát, đầy đủ hồ sơ và phù hợp với tình hình phát sinh thực tế. Atax đề xuất quy trình 5 bước như sau:

Bước 1: Xác định thời điểm lập hóa đơn

Trước khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm lập hóa đơn theo quy định để tránh lập sớm hoặc lập chậm. Thời điểm lập hóa đơn có thể khác nhau tùy loại giao dịch như bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, xây dựng lắp đặt, bất động sản, thu tiền trước hoặc nghiệm thu theo giai đoạn.

Việc xác định sai thời điểm lập hóa đơn có thể làm sai lệch kỳ kê khai thuế, ảnh hưởng đến doanh thu, thuế giá trị gia tăng và rủi ro bị xử phạt.

Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ thông tin lập hóa đơn

Doanh nghiệp cần rà soát các thông tin trước khi lập hóa đơn, bao gồm:

• Thông tin bên bán và bên mua: tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Chi tiết hàng hóa, dịch vụ: tên, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền.
• Chứng từ liên quan: hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu, phiếu xuất kho, bảng kê nếu có.

Atax khuyến nghị bộ phận kế toán nên phối hợp với bộ phận kinh doanh, kho vận và pháp chế nội bộ để bảo đảm dữ liệu xuất hóa đơn thống nhất với hồ sơ giao dịch.

Bước 3: Lập hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử

Sau khi chuẩn bị đầy đủ dữ liệu, kế toán thực hiện lập hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử đã đăng ký sử dụng. Các thao tác cơ bản gồm:

• Đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
• Nhập đầy đủ dữ liệu hóa đơn theo hồ sơ đã kiểm tra.
• Chọn đúng loại hóa đơn phù hợp, bao gồm hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
• Ký số bằng chữ ký số đã đăng ký với cơ quan thuế.

Trước khi ký số, kế toán cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên hóa đơn, đặc biệt là mã số thuế người mua, thuế suất, số tiền thuế và tổng tiền thanh toán.

Bước 4: Phát hành hóa đơn

Tùy loại hóa đơn, quy trình phát hành được thực hiện như sau:

• Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: hệ thống gửi dữ liệu đến cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho khách hàng.
• Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: hóa đơn được phát hành sau khi người bán ký số theo quy định.
• Hóa đơn được gửi cho người mua qua email, cổng tra cứu hóa đơn, ứng dụng điện tử hoặc phương thức điện tử phù hợp.

Doanh nghiệp cần bảo đảm người mua có thể tra cứu, tải và sử dụng hóa đơn phục vụ hạch toán, kê khai thuế theo quy định.

Bước 5: Lưu trữ và quản lý hóa đơn

Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ an toàn, đầy đủ và có khả năng tra cứu trong suốt thời hạn lưu trữ theo quy định. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý hóa đơn gồm phân quyền người sử dụng, kiểm soát việc lập hóa đơn, theo dõi hóa đơn đã phát hành, hóa đơn sai sót, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế và dữ liệu truyền nhận với cơ quan thuế.

Atax khuyến nghị doanh nghiệp lưu trữ đồng bộ cả dữ liệu hóa đơn, chứng từ gốc liên quan và hồ sơ giải trình nghiệp vụ để sẵn sàng phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế, kiểm toán hoặc đối chiếu nội bộ.

Lưu ý khi xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp

Việc xuất hóa đơn giá trị gia tăng là nghiệp vụ thường xuyên nhưng cũng là khu vực dễ phát sinh sai sót. Để hạn chế rủi ro về thuế và kế toán, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Xuất hóa đơn đúng thời điểm, đúng bản chất giao dịch: Không lập hóa đơn quá sớm hoặc quá muộn so với thực tế phát sinh. Hóa đơn phải phản ánh đúng bản chất hàng hóa, dịch vụ, không chỉ căn cứ theo yêu cầu thanh toán của khách hàng.
• Thông tin trên hóa đơn phải chính xác: Cần kiểm tra kỹ tên, mã số thuế, địa chỉ người mua, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất và tổng tiền thanh toán.
• Không xuất hóa đơn khống: Doanh nghiệp không được lập hóa đơn cho giao dịch không có thật, không phát sinh hàng hóa, dịch vụ hoặc sử dụng hóa đơn sai mục đích. Đây là hành vi có rủi ro pháp lý nghiêm trọng.
• Xử lý hóa đơn sai sót đúng quy trình: Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần xác định tình trạng hóa đơn, nội dung sai và phương án xử lý phù hợp như lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định. Không được xóa bỏ tùy tiện.
• Lưu trữ hóa đơn đầy đủ, an toàn: Hóa đơn điện tử và hồ sơ liên quan cần được lưu trữ có hệ thống, bảo đảm khả năng tra cứu khi có thanh tra, kiểm tra thuế, kiểm toán độc lập hoặc tranh chấp với đối tác.

Rủi ro thường gặp khi doanh nghiệp xuất hóa đơn sai

Trong quá trình tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp, Atax ghi nhận một số rủi ro phổ biến liên quan đến hóa đơn như sau:

• Lập hóa đơn sai thời điểm dẫn đến sai kỳ kê khai thuế.
• Ghi sai mã số thuế, tên hoặc địa chỉ người mua.
• Áp dụng sai thuế suất thuế giá trị gia tăng.
• Ghi nhận doanh thu không phù hợp với hợp đồng và biên bản nghiệm thu.
• Không lưu đủ hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế.
• Không xử lý kịp thời hóa đơn sai sót đã gửi cho người mua.
• Dữ liệu hóa đơn không khớp với sổ kế toán, tờ khai thuế hoặc báo cáo tài chính.

Các sai sót này không chỉ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế mà còn làm giảm độ tin cậy của hệ thống kế toán, gây khó khăn khi quyết toán thuế, kiểm toán hoặc thực hiện giao dịch với ngân hàng, nhà đầu tư và đối tác lớn.

10. Atax hỗ trợ doanh nghiệp trong nghiệp vụ hóa đơn như thế nào?

Là đại lý thuế chuyên nghiệp, Atax hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát nghiệp vụ hóa đơn theo hướng tuân thủ, minh bạch và tối ưu quy trình kế toán thuế. Các nội dung Atax có thể đồng hành cùng doanh nghiệp gồm:

• Tư vấn thời điểm lập hóa đơn theo từng loại giao dịch.
• Rà soát nội dung hóa đơn trước khi phát hành.
• Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế.
• Đối chiếu dữ liệu hóa đơn với tờ khai thuế và sổ kế toán.
• Hỗ trợ xây dựng quy trình lưu trữ, quản lý hóa đơn điện tử.
• Tư vấn rủi ro thuế liên quan đến hóa đơn đầu vào và đầu ra.

Việc chuẩn hóa quy trình hóa đơn ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, giảm rủi ro xử phạt và nâng cao chất lượng quản trị tài chính kế toán.

Thông tư 91/2026/TT-BTC và 5 điểm mới quan trọng cần lưu ý về hóa đơn

Kết luận

Xuất hóa đơn đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn là nền tảng quan trọng để quản lý tài chính, kế toán và thuế một cách minh bạch, chuyên nghiệp. Hóa đơn là chứng từ pháp lý phản ánh giao dịch, là căn cứ kê khai thuế, ghi nhận doanh thu, chi phí và bảo vệ quyền lợi của các bên.

Trong bối cảnh quy định về hóa đơn điện tử ngày càng được chuẩn hóa và dữ liệu hóa đơn được kết nối chặt chẽ với cơ quan thuế, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật chính sách, kiểm soát quy trình lập hóa đơn và lưu trữ hồ sơ đầy đủ. Atax khuyến nghị doanh nghiệp nên xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng, phân quyền trách nhiệm cụ thể và thường xuyên rà soát dữ liệu hóa đơn để bảo đảm tuân thủ trong mọi kỳ kê khai thuế.