Hướng dẫn xác định tỷ giá, thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu và các mức xử phạt mới nhất từ ngày 01/07/2026

Từ ngày 01/07/2026, Luật Quản lý thuế 2025 cùng hệ thống văn bản hướng dẫn như Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức đi vào hiệu lực. Sự thay đổi đồng bộ này đã đặt ra nhiều câu hỏi cho các doanh nghiệp xuất khẩu, đặc biệt là cách xác định tỷ giá khi lập hóa đơn, thời điểm xuất hóa đơn và các chế tài xử lý vi phạm liên quan. Để đảm bảo tính tuân thủ pháp lý và phòng tránh rủi ro tài chính, Atax xin tổng hợp và phân tích chi tiết các quy định này dưới góc nhìn chuyên môn kế toán.

Phân biệt ba loại tỷ giá áp dụng trong hoạt động xuất khẩu từ ngày 01/07/2026

Để thực hiện đúng quy định, kế toán doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng ba loại tỷ giá sau đây nhằm tránh sự nhầm lẫn giữa nghĩa vụ khai thuế, ghi nhận hóa đơn và hạch toán sổ sách kế toán:

Tỷ giá ghi trên hóa đơn điện tử:

Thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối, đơn giá, thành tiền và tiền thuế phải được ghi bằng ngoại tệ. Đồng thời, người bán phải thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam (VND) theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Tỷ giá tính thuế xuất khẩu:

Thực hiện theo Luật Quản lý thuế 2025, Nghị định 252/2026/NĐ-CP và pháp luật về hải quan. Cụ thể, theo Khoản 3 Điều 21 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, tỷ giá này là tỷ giá ngoại tệ mua vào theo hình thức chuyển khoản của Hội sở chính Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) tại thời điểm cuối ngày của ngày Thứ Năm tuần trước liền kề (hoặc ngày làm việc liền trước nếu ngày Thứ Năm là ngày lễ, ngày nghỉ). Tỷ giá này được áp dụng thống nhất cho các tờ khai hải quan đăng ký trong tuần.

Tỷ giá hạch toán kế toán:

Thực hiện theo Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định về tỷ giá giao dịch thực tế. Doanh nghiệp được chủ động lựa chọn tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày giao dịch là tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch, hoặc tỷ giá xấp xỉ không chênh lệch quá +/-1% so với tỷ giá trung bình này, đảm bảo không làm ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính.

Quy định về thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Căn cứ Khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu (bao gồm cả gia công xuất khẩu) do người bán tự xác định.

Tuy nhiên, thời hạn này được giới hạn nghiêm ngặt: Chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan. Việc chậm trễ so với mốc thời gian này sẽ bị xem là hành vi vi phạm về thời điểm lập hóa đơn.

Chế tài xử phạt hành chính đối với các vi phạm về hóa đơn theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP

Từ năm 2026, các mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm hoặc không lập hóa đơn đã được điều chỉnh tăng đáng kể theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các khung xử phạt dưới đây áp dụng cho tổ chức (đối với cá nhân, mức phạt bằng 1/2 mức phạt của tổ chức):

Nhóm 1: Áp dụng đối với trường hợp vi phạm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhằm mục đích kinh doanh, ghi nhận doanh thu:

• Vi phạm 01 số hóa đơn: Phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng (lập sai thời điểm) hoặc từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng (không lập hóa đơn).

• Vi phạm từ 02 đến dưới 10 số: Phạt từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng (lập sai thời điểm) hoặc từ 2.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng (không lập hóa đơn).

• Vi phạm từ 10 đến dưới 20 số: Phạt từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng (lập sai thời điểm) hoặc từ 10.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng (không lập hóa đơn).

• Vi phạm từ 20 đến dưới 50 số: Phạt từ 15.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng (lập sai thời điểm) hoặc từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng (không lập hóa đơn).

• Vi phạm từ 50 đến dưới 100 số: Phạt từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng (lập sai thời điểm) hoặc từ 60.000.000 đồng đến 80.000.000 đồng (không lập hóa đơn).

• Vi phạm trên 100 số: Phạt tối đa từ 50.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng (lập sai thời điểm) hoặc từ 60.000.000 đồng đến 80.000.000 đồng (không lập hóa đơn).

Nhóm 2: Áp dụng đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương, tiêu dùng nội bộ hoặc cho vay, cho mượn, hoàn trả hàng hóa:

• Vi phạm 01 số hóa đơn: Phạt cảnh cáo (0 đồng) đối với cả hành vi lập sai thời điểm và không lập hóa đơn.

• Vi phạm từ 02 đến dưới 10 số: Phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng (lập sai thời điểm) hoặc từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng (không lập hóa đơn).

• Vi phạm từ 10 đến dưới 50 số: Phạt từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng (lập sai thời điểm) đối với hành vi lập sai thời điểm hoặc từ 2.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng (không lập hóa đơn).

• Vi phạm từ 50 đến dưới 100 số: Phạt từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng (lập sai thời điểm) hoặc từ 10.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng (không lập hóa đơn).

• Vi phạm trên 100 số: Phạt từ 15.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng (lập sai thời điểm) hoặc từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng (không lập hóa đơn).

Lưu ý pháp lý quan trọng: Theo Khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, trường hợp các hành vi vi phạm về hóa đơn xảy ra trong cùng một ngày thì chỉ bị xử phạt một lần theo mức phạt cao nhất trong khung hình phạt quy định.

Khuyến nghị từ Người trợ lý Atax:

Để đảm bảo việc tuân thủ pháp luật một cách tối ưu, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình kiểm soát chặt chẽ tiến độ thông quan hàng hóa và thực hiện đối chiếu tỷ giá chính xác trước khi phát hành hóa đơn xuất khẩu. Việc chủ động cập nhật và áp dụng đúng quy định pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kế toán mà còn bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro xử phạt hành chính không đáng có. Atax luôn sẵn sàng đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong mọi nghiệp vụ kế toán và quản trị thuế chuyên nghiệp.

Xem thêm Hướng dẫn Hộ kinh doanh về thời hạn kê khai thuế, gia hạn thuế và quy định hóa đơn điện tử theo Nghị định 245/2026/NĐ-CP