Chào mừng quý doanh nghiệp và các bạn độc giả đến với chuyên mục chia sẻ kiến thức của Đại lý thuế Atax. Trong công tác quản lý tài chính doanh nghiệp, việc lựa chọn và áp dụng đúng hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái đóng vai trò vô cùng quan trọng giúp tối ưu hóa quy trình ghi sổ và kiểm soát số liệu một cách chuẩn xác nhất.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái là gì?
Theo kinh nghiệm thực tiễn của Atax, hình thức Nhật ký – Sổ cái là phương pháp kế toán mà các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hệ thống sổ sách theo hình thức này bao gồm:
- Nhật ký – Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ Cái
Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC (thay thế cho Thông tư 200) và Thông tư 133/2016/TT-BTC, Atax hướng dẫn trình tự ghi sổ chi tiết như sau:
Công việc hàng ngày
- Chuẩn bị chứng từ: Kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ để làm căn cứ ghi sổ.
- Ghi sổ Nhật ký – Sổ Cái: Xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ từ 1 đến 3 ngày.
- Ghi sổ chi tiết: Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi sổ Nhật ký – Sổ Cái, được sử dụng để ghi vào sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Công việc cuối tháng
Sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành các bước sau:
- Khóa sổ: Cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng.
- Tính toán lũy kế và số dư: Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái.
Nguyên tắc kiểm tra và đối chiếu số liệu
Atax lưu ý kế toán cần thực hiện kiểm tra đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký – Sổ Cái theo hai nguyên tắc bất di bất dịch:
- Kiểm tra số phát sinh: Tổng số tiền của cột ‘Phát sinh’ ở phần Nhật ký phải bằng Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các TK và bằng Tổng số phát sinh Có của tất cả các TK.
- Kiểm tra số dư: Tổng số dư Nợ các Tài khoản phải bằng Tổng số dư Có các tài khoản.
Đối chiếu Sổ chi tiết và lập báo cáo tài chính
- Khóa sổ chi tiết: Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng.
- Lập bảng tổng hợp: Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập ‘Bảng tổng hợp chi tiết’ cho từng tài khoản.
- Đối chiếu chéo: Số liệu trên ‘Bảng tổng hợp chi tiết’ được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái.
- Lập báo cáo: Số liệu trên Nhật ký – Sổ Cái và trên ‘Bảng tổng hợp chi tiết’ sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
