Hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc làm tròn số trong kế toán và lập hóa đơn

Một trong những nghiệp vụ thường gặp nhưng dễ gây lúng túng là nguyên tắc làm tròn số khi lập Báo cáo tài chính (BCTC) và hóa đơn điện tử. Trong hoạt động kế toán doanh nghiệp, việc xử lý số liệu tài chính đòi hỏi tính chính xác, khách quan và tuân thủ tuyệt đối các quy định pháp luật hiện hành. Nhằm giúp Quý doanh nghiệp thực hiện đúng quy định và hạn chế tối đa các sai sót không đáng có, Người Trợ lý Atax xin tổng hợp và phân tích chi tiết các quy định pháp lý liên quan đến nghiệp vụ này.

Quy định về đơn vị tiền tệ rút gọn và làm tròn số trên báo cáo tài chính

Căn cứ Khoản 4 và Khoản 5 Điều 4 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán, các đơn vị kế toán khi lập và công khai BCTC tổng hợp hoặc BCTC hợp nhất được phép sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn khi báo cáo có ít nhất một chỉ tiêu từ 9 chữ số trở lên. Cụ thể quy đổi như sau:

• Đối với báo cáo có chỉ tiêu từ 9 chữ số trở lên: Được sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn là nghìn đồng (1.000 đồng).

• Đối với báo cáo có chỉ tiêu từ 12 chữ số trở lên: Được sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn là triệu đồng (1.000.000 đồng).

• Đối với báo cáo có chỉ tiêu từ 15 chữ số trở lên: Được sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn là tỷ đồng (1.000.000.000 đồng).

Về nguyên tắc làm tròn số khi sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn, Khoản 6 Điều 4 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định rõ: Chữ số sau chữ số đơn vị tiền tệ rút gọn nếu bằng 5 trở lên thì được tăng thêm 1 đơn vị; nếu nhỏ hơn 5 thì không tính.

Nguyên tắc này được áp dụng thống nhất như sau:

• Trường hợp số lẻ sau hàng đơn vị lớn hơn hoặc bằng 5 (>= 5): Chữ số ở hàng đơn vị tăng thêm 1 đơn vị. Ví dụ: Số liệu chi tiết là 5.546.458,56 đồng; khi làm tròn đến hàng đơn vị sẽ là 5.546.459 đồng.

• Trường hợp số lẻ sau hàng đơn vị nhỏ hơn 5 (< 5): Chữ số ở hàng đơn vị được giữ nguyên. Ví dụ: Số liệu chi tiết là 458.367,44 đồng; khi làm tròn đến hàng đơn vị sẽ là 458.367 đồng.

Nguyên tắc thể hiện chữ số và làm tròn số trên hóa đơn điện tử

Khi thiết lập và xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.

Quy định về chữ số và đồng tiền ghi trên hóa đơn điện tử (Khoản 2 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP):

• Chữ số hiển thị trên hóa đơn phải là chữ số Ả Rập (0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9).

• Người bán được lựa chọn áp dụng dấu phân cách hàng nghìn và dấu phân cách thập phân nhưng phải đảm bảo tính thống nhất trên cùng một hóa đơn.

• Đồng tiền ghi trên hóa đơn mặc định là Đồng Việt Nam (ký hiệu là VNĐ). Đối với các giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ được phép theo quy định của pháp luật về ngoại hối, hóa đơn được lập bằng ngoại tệ và người bán phải ghi rõ tỷ giá quy đổi ra Đồng Việt Nam theo quy định quản lý thuế.

Quy định về việc tính toán các chỉ tiêu số liệu trên hóa đơn GTGT:

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các chỉ tiêu số liệu tài chính trên hóa đơn bao gồm: Số lượng, Đơn giá, Thành tiền chưa có thuế GTGT, Thuế suất thuế GTGT, Tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, Tổng cộng tiền thuế GTGT, và Tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT. Doanh nghiệp cần lưu ý các điểm cốt lõi sau:

• Thuế suất thuế GTGT: Phải ghi đúng theo quy định pháp luật thuế, tuyệt đối không được tự ý làm tròn làm thay đổi mức thuế suất.

• Số lượng hàng hóa, dịch vụ: Ghi nhận theo thực tế phát sinh. Nếu phát sinh số lượng có phần thập phân thì thể hiện theo đặc điểm thực tế của hàng hóa, dịch vụ và quy cách tính toán của doanh nghiệp.

• Đơn giá, thành tiền, tiền thuế và tổng tiền thanh toán: Phải được xác định chính xác theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế và phương pháp tính thuế áp dụng.

Quy định làm tròn số đối với hóa đơn lập bằng ngoại tệ:

Pháp luật hiện hành về hóa đơn không có quy định bắt buộc phải làm tròn các chỉ tiêu tiền tệ trên hóa đơn ngoại tệ. Việc thể hiện các chữ số thập phân sau dấu phẩy được thực hiện dựa trên kết quả tính toán thực tế của giao dịch để đảm bảo tính trung thực, chính xác của số liệu. Việc quy đổi ngoại tệ sang Đồng Việt Nam để hạch toán kế toán phải tuân thủ đúng tỷ giá giao dịch thực tế theo quy định của Bộ Tài chính.

Các ví dụ minh họa áp dụng trong thực tế

Để Quý doanh nghiệp dễ hình dung, Trợ lý Atax xin đưa ra một số tình huống thực tế sau:

Ví dụ 1: Đơn giá có số thập phân. Công ty A bán 120 kg nguyên liệu với đơn giá là 25.486,357 đồng/kg (chưa bao gồm thuế GTGT), thuế suất thuế GTGT là 10%. Khi lập hóa đơn điện tử, số liệu hiển thị như sau:

Số lượng: 120 kg. Đơn giá: 25.486,357 đồng/kg. Thành tiền chưa thuế: 3.058.362,84 đồng. Thuế GTGT (10%): 305.836,284 đồng. Tổng tiền thanh toán: 3.364.199,124 đồng.

Nếu hệ thống hóa đơn điện tử của doanh nghiệp hỗ trợ hiển thị số thập phân, doanh nghiệp hoàn toàn được phép giữ nguyên số lẻ để đảm bảo tính chính xác và thống nhất của dữ liệu.

Ví dụ 2: Hóa đơn bằng ngoại tệ. Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài thu phí bằng đồng USD. Thông tin trên hóa đơn ghi nhận:

Đơn giá: 850,75 USD. Thành tiền: 8.507,50 USD. Thuế suất GTGT: 0%. Tổng tiền thanh toán: 8.507,50 USD.

Đồng thời, hóa đơn phải thể hiện tỷ giá quy đổi sang Đồng Việt Nam theo quy định tại thời điểm lập hóa đơn. Các chỉ tiêu tiền ngoại tệ được giữ nguyên số lẻ thực tế phát sinh mà không bắt buộc làm tròn.

Ví dụ 3: Trường hợp doanh nghiệp tự quy định làm tròn số trên hóa đơn. Nếu doanh nghiệp thiết lập phần mềm hóa đơn điện tử tự động làm tròn số đến đơn vị đồng theo quy chế quản lý nội bộ. Giả sử kết quả tính toán trước làm tròn là:

Thành tiền: 5.486.251,67 đồng. Tiền thuế GTGT: 438.900,13 đồng.

Sau khi phần mềm tự động làm tròn, hóa đơn sẽ hiển thị: Thành tiền: 5.486.252 đồng. Tiền thuế GTGT: 438.900 đồng. Phương thức này hoàn toàn hợp lệ nếu được doanh nghiệp áp dụng nhất quán, phản ánh đúng bản chất giao dịch và đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật về truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế.

Việc hiểu rõ và áp dụng đúng nguyên tắc làm tròn số trong kế toán là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng hệ thống sổ sách kế toán chuẩn mực, hạn chế rủi ro xử phạt hành chính về thuế và hóa đơn. Người Trợ lý Atax khuyến nghị các doanh nghiệp nên trang bị và cấu hình đồng bộ các phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử uy tín để hệ thống tự động kiểm soát, tính toán và xử lý số liệu một cách chính xác nhất. Hy vọng những chia sẻ chuyên môn trên đây sẽ giúp ích cho công việc của Quý doanh nghiệp. Atax luôn đồng hành cùng sự phát triển bền vững và tuân thủ pháp luật của Quý vị.

Xem thêm Chính thức chuyển đổi kê khai Thuế TNCN từ tháng sang quý theo Nghị quyết 66.16/2026/NQ-CP như thế nào?