Để giúp doanh nghiệp chủ động trong việc tuân thủ pháp luật, Người trợ lý Atax xin gửi đến quý vị bài phân tích chuyên sâu về quy trình xuất hóa đơn trả lại hàng và hệ thống phân loại hóa đơn điện tử mới nhất.
Ngày 30/06/2026, Bộ trưởng Bộ Tài chính đã chính thức ban hành Thông tư số 91/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định số 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/07/2026.
Theo quy định tại Điểm c Khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi phát sinh nghiệp vụ trả lại hàng hóa hoặc dịch vụ, một nguyên tắc kiểm soát nội bộ và pháp lý bắt buộc là người bán và người mua phải thiết lập đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan trực tiếp đến việc trả lại hàng hóa, dịch vụ này. Các chứng từ này đóng vai trò là căn cứ pháp lý để giải trình và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra theo quy định.
Liên quan đến việc áp dụng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, Khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC đã đưa ra các nguyên tắc xử lý rõ ràng, mang tính hệ thống cao nhằm hạn chế tối đa các sai sót dây chuyền.
Thứ nhất, đối với hóa đơn điện tử đã lập sai và đã được người bán xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, nếu sau đó tiếp tục phát hiện hóa đơn vẫn còn sai sót, các lần xử lý tiếp theo bắt buộc phải thực hiện thống nhất theo đúng hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu tiên.
Thứ hai, đối với các trường hợp hóa đơn điện tử được lập thiếu hoặc sai lệch các thông tin định danh quan trọng như ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, hoặc số hóa đơn, người bán chỉ được thực hiện phương án lập hóa đơn điều chỉnh mà không áp dụng hình thức thay thế.
Thứ ba, đối với các nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh, kế toán bắt buộc phải ghi số dương (+) đối với trường hợp điều chỉnh tăng và ghi số âm (-) đối với trường hợp điều chỉnh giảm, bảo đảm phản ánh chính xác giá trị thực tế sau khi điều chỉnh.
Thứ tư, về nguyên tắc kê khai thuế đối với hóa đơn điều chỉnh quy định tại Khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, thời điểm ghi nhận được quy định rất cụ thể: người bán thực hiện kê khai thuế vào kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh; trong khi đó, người mua thực hiện kê khai vào kỳ tính thuế nhận được hóa đơn điều chỉnh từ người bán. Điều này đòi hỏi bộ phận kế toán của cả hai bên phải theo dõi sát sao thời điểm ký số và truyền nhận dữ liệu hóa đơn.
Bên cạnh hướng dẫn xử lý sai sót, Nghị định số 254/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2026) cũng quy định danh mục các loại hóa đơn điện tử chuẩn hóa tại Điều 8. Hệ thống bao gồm:
(1) Hóa đơn giá trị gia tăng dành cho tổ chức khai thuế theo phương pháp khấu trừ áp dụng cho hoạt động nội địa, vận tải quốc tế và xuất khẩu
(2) Hóa đơn bán hàng dành cho tổ chức, cá nhân khai thuế theo phương pháp trực tiếp và tổ chức thuộc khu phi thuế quan
(3) Hóa đơn thương mại điện tử dành cho hoạt động xuất khẩu đáp ứng điều kiện truyền dữ liệu điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế.
(4) Hóa đơn điện tử bán tài sản công
(5) Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
(6) Các loại tem, vé, thẻ điện tử, phiếu thu cước vận chuyển hàng không hoặc chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng theo định dạng chuẩn dữ liệu
(7) Các chứng từ được quản lý như hóa đơn bao gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Bộ Tài chính sẽ ban hành các mẫu hiển thị chuẩn để doanh nghiệp áp dụng thống nhất.
Đáng chú ý, đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, pháp luật quy định rõ: hóa đơn phải có dấu hiệu nhận biết từ hệ thống của cơ quan thuế, không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán. Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn này (khi tra cứu thông tin hợp lệ trên Hệ thống thông tin quản lý thuế) được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp.
Sự thay đổi đồng bộ từ Thông tư 91/2026/TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP đòi hỏi các doanh nghiệp phải nhanh chóng rà soát lại quy trình quản lý hóa đơn chứng từ, đồng thời cập nhật phần mềm kế toán đáp ứng đúng chuẩn dữ liệu mới trước thời điểm ngày 01/07/2026. Người trợ lý Atax luôn đồng hành cùng Quý doanh nghiệp trong việc chuẩn hóa quy trình kế toán – thuế, bảo đảm tính an toàn pháp lý và tối ưu hóa vận hành.
Xem thêm bài viết Hướng dẫn xác định tỷ giá, thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu và các mức xử phạt mới nhất từ ngày 01/07/2026
