Tóm tắt nội dung
Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc xảy ra sai sót khi lập hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi. Để giúp quý độc giả thực hiện đúng quy trình pháp lý, hạn chế tối đa rủi ro về thuế, Người trợ lý Atax xin chia sẻ bài viết chi tiết về quy định và cách lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn (văn bản thỏa thuận xử lý hóa đơn điện tử có sai sót) mới nhất theo quy định hiện hành.
Cơ sở pháp lý và trường hợp bắt buộc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
Căn cứ quy định tại Khoản 3 Điều 10 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và Điều 13 Thông tư số 91/2026/TT-BTC, khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thuộc diện phải xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, người bán phải thực hiện thỏa thuận hoặc thông báo trước khi lập hóa đơn mới. Cụ thể đối với từng đối tượng khách hàng như sau:
Trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh: Người bán và người mua bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót trước khi người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Trường hợp người mua là cá nhân tiêu dùng: Người bán không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận mà chỉ cần gửi thông báo về sai sót cho người mua hoặc thực hiện thông báo trên website của người bán trước khi tiến hành xử lý hóa đơn.
Sau khi hoàn tất việc thỏa thuận hoặc thông báo theo đúng quy định nêu trên, người bán mới tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế tương ứng gửi cho khách hàng và cơ quan thuế.
Cấu trúc và nội dung cần có trên văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn
Hiện tại, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC không bắt buộc một mẫu văn bản thỏa thuận cố định. Các bên được tự xây dựng biểu mẫu phù hợp nhưng phải đảm bảo tính pháp lý với đầy đủ các nội dung cốt lõi sau:
Thông tin định danh của bên bán và bên mua: Ghi chính xác tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính và người đại diện pháp luật dựa trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký hộ kinh doanh.
Thông tin hóa đơn điện tử bị sai sót: Ghi rõ số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập và nội dung hàng hóa dịch vụ cần điều chỉnh.
Mô tả chi tiết nội dung sai sót: Xác định rõ sai sót thuộc chỉ tiêu nào như sai tên hàng hóa dịch vụ, sai đơn vị tính, sai số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế GTGT, thành tiền hoặc sai thông tin khách hàng.
Phương án xử lý đã thống nhất: Ghi nhận rõ hình thức xử lý là Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc Lập hóa đơn thay thế theo đúng nguyên tắc quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Cam kết, thời gian và chữ ký: Thể hiện sự thống nhất chịu trách nhiệm của hai bên, ghi rõ ngày tháng năm lập biên bản và thực hiện ký số hoặc ký tên đóng dấu hợp pháp.
Quy trình 4 bước điều chỉnh hóa đơn điện tử chuẩn kế toán
Để thực hiện việc điều chỉnh hóa đơn điện tử đúng trình tự và an toàn về thuế, kế toán doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình 4 bước sau đây:
Bước 1: Xác định nội dung sai sót. Người bán thực hiện kiểm tra, rà soát lại hóa đơn đã lập để định vị chính xác các lỗi sai như thông tin định danh khách hàng hoặc các chỉ tiêu tài chính (số lượng, đơn giá, tiền thuế).
Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua. Tiến hành ký biên bản thỏa thuận điều chỉnh với khách hàng là tổ chức/hộ kinh doanh, hoặc gửi thông báo cho khách hàng là cá nhân tiêu dùng theo đúng luật định.
Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Người bán tiến hành lập hóa đơn mới trên phần mềm. Hóa đơn mới phải phản ánh đầy đủ các nội dung điều chỉnh và ghi rõ căn cứ đối chiếu với hóa đơn sai sót ban đầu.
Bước 4: Ký số, gửi hóa đơn và lưu trữ hồ sơ. Người bán thực hiện ký số, gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã (đối với hóa đơn có mã) và gửi cho người mua. Đồng thời, kế toán cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ gồm: hóa đơn gốc bị lỗi, biên bản thỏa thuận điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh/thay thế mới theo đúng quy định của Luật Kế toán.
Việc thực hiện lập biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn đúng trình tự pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa số liệu kế toán mà còn giảm thiểu tối đa các rủi ro xử phạt hành chính khi cơ quan thuế tiến hành thanh kiểm tra. Nhằm nâng cao hiệu quả và tính chính xác, Người trợ lý Atax khuyến nghị các doanh nghiệp nên áp dụng các giải pháp phần mềm kế toán hiện đại để tự động hóa quy trình rà soát, phát hiện sai sót và hỗ trợ lập biên bản điện tử nhanh chóng. Hy vọng những chia sẻ chuyên môn trên đây sẽ đồng hành hiệu quả cùng quý doanh nghiệp trong công tác quản lý tài chính – kế toán!
Quy định chi tiết về các trường hợp tạm hoãn xuất cảnh do nợ Thuế từ ngày 01/07/2026 theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP
