Tóm tắt nội dung
Chào mừng quý độc giả và các bạn đồng nghiệp đến với chuyên mục chia sẻ kiến thức pháp luật của Người trợ lý ATAX. Trong công tác quản lý tài chính – kế toán, việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn là một nghiệp vụ vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của chứng từ và nghĩa vụ kê khai thuế của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây của Người trợ lý ATAX sẽ phân tích chi tiết quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hàng hóa, dịch vụ căn cứ theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP.
Nguyên tắc chung về nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua. Quy định này áp dụng cho cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ, xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn (trừ các trường hợp không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 của Nghị định này). Hóa đơn phải tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu, ghi đầy đủ nội dung theo luật định nhằm bảo đảm phản ánh trung thực, đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Thời điểm xuất hóa đơn đối với hàng hóa và dịch vụ thông thường
Căn cứ Khoản 1 và Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ được quy định cụ thể như sau:
- Đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia): Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Riêng đối với trường hợp xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng).
Lưu ý: Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Thời điểm xuất hóa đơn trong một số trường hợp cụ thể
Tại Khoản 4 Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, cơ quan nhà nước quy định chi tiết thời điểm xuất hóa đơn cho các hoạt động đặc thù bao gồm:
1. Nhóm dịch vụ phát sinh thường xuyên, số lượng lớn cần đối soát dữ liệu (như hỗ trợ vận tải hàng không, cung cấp điện, dịch vụ truyền hình, quảng cáo, thương mại điện tử, bưu chính chuyển phát, logistics, viễn thông, bảo hiểm, bảo vệ, suất ăn công nghiệp…): Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
2. Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, sản phẩm dịch vụ dữ liệu có đối soát kết nối giữa các cơ sở kinh doanh: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế nhưng chậm nhất không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ. Trường hợp cung cấp dịch vụ qua thẻ trả trước hoặc thu cước mà khách hàng không yêu cầu hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin, đơn vị lập chung một hóa đơn giá trị gia tăng vào cuối ngày hoặc định kỳ trong tháng.
3. Hoạt động xây dựng, lắp đặt: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
4. Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng nhưng có thực hiện thu tiền theo tiến độ dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng thì áp dụng theo quy định bán hàng hóa thông thường.
5. Dịch vụ vận tải hàng không mua qua website và hệ thống thương mại điện tử theo thông lệ quốc tế: Thời điểm lập hóa đơn chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không được xuất ra trên hệ thống.
6. Hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô: Thời điểm lập hóa đơn bán dầu thô, condensate, các sản phẩm chế biến từ dầu thô là thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Đối với khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than vận chuyển qua đường ống: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm xác định khối lượng khí giao của tháng nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
7. Hoạt động bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện: Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định căn cứ thời điểm đối soát số liệu thanh toán theo hướng dẫn của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
8. Bán lẻ xăng dầu tại các cửa hàng cho khách hàng: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.
9. Dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm cung cấp qua đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.
10. Hoạt động cho vay của tổ chức tín dụng: Thời điểm lập hóa đơn xác định theo kỳ hạn thu lãi tại thỏa thuận cho vay. Trường hợp đến kỳ hạn thu lãi nhưng chưa thu được thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu được tiền lãi. Trường hợp trả lãi trước hạn, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu lãi trước hạn.
11. Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền: Thời điểm lập hóa đơn điện tử cho khách hàng là tại thời điểm kết thúc chuyến đi, đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định.
12. Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý: Đối với khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày cơ sở lập hóa đơn điện tử tổng hợp căn cứ trên thông tin khám chữa bệnh và phiếu thu tiền phát sinh trong ngày. Trường hợp khách hàng yêu cầu, cơ sở lập hóa đơn giao ngay. Đối với cơ quan bảo hiểm xã hội, hóa đơn được lập tại thời điểm được cơ quan bảo hiểm xã hội thanh, quyết toán chi phí khám chữa bệnh.
13. Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng (ETC): Thời điểm lập hóa đơn là ngày xe lưu thông qua trạm. Trường hợp một khách hàng sử dụng dịch vụ cho nhiều phương tiện nhiều lần trong tháng, đơn vị cung cấp có thể lập hóa đơn định kỳ, ngày lập chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ.
14. Hoạt động kinh doanh bảo hiểm: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm (trừ các trường hợp có quy định đối soát riêng hoặc thông qua đại lý). Bài viết cũng ghi nhận các nguyên tắc xuất hóa đơn đối với hợp đồng đồng bảo hiểm và ủy quyền thu hộ, chi hộ phí bảo hiểm.
15. Kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay: Doanh nghiệp lập một hóa đơn giá trị gia tăng điện tử cho từng đại lý đối với lượng vé số thực tế đã bán trong kỳ, chậm nhất là trước khi mở thưởng của kỳ tiếp theo.
16. Kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng: Thời điểm lập hóa đơn điện tử chậm nhất là 01 ngày kể từ ngày kết thúc ngày xác định doanh thu và thực hiện chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế cùng thời điểm.
17. Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho cá nhân là người tiêu dùng có hệ thống phần mềm quản lý chi tiết giao dịch (dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, điện nước, thương mại điện tử, vận tải công cộng…): Dữ liệu thông tin giao dịch phát sinh được chuyển đến cơ quan thuế theo quy định pháp luật. Người bán chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác, đầy đủ và khả năng truy xuất dữ liệu khi có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.
Kết luận:
Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn điện tử là điều kiện tiên quyết để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật thuế, tránh các khoản phạt hành chính không đáng có cho doanh nghiệp. Với tư cách là người bạn đồng hành chuyên nghiệp, Người trợ lý ATAX khuyến nghị bộ phận kế toán của các doanh nghiệp cần nắm vững các nguyên tắc trên và đối chiếu chặt chẽ với thực tế hoạt động kinh doanh của đơn vị mình. Nếu quý doanh nghiệp cần tư vấn sâu hơn về quy trình kiểm soát hóa đơn và các nghiệp vụ kế toán – thuế, hãy liên hệ ngay với ATAX để nhận được sự hỗ trợ tận tâm và chuyên nghiệp nhất.
Liên hệ trực tiếp cho ATAX qua fanpage ĐẠI LÝ THUẾ NGƯỜI TRỢ LÝ hoặc liên hệ trực tiếp Hotline: 0988 168 368 để được tư vấn HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ.
Hướng dẫn xác định người phụ thuộc tính giảm trừ gia cảnh Thuế TNCN theo Công văn 6846/CT-QLNT
