Không phát sinh hóa đơn trong kỳ có bắt buộc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn?

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là chứng từ kế toán thuế định kỳ, bắt buộc người nộp thuế thực hiện nhằm phản ánh trung thực, đầy đủ khối lượng hóa đơn đặt in đã mua từ cơ quan thuế cùng tình trạng khai thác thực tế trong từng quý.

Trong thực tiễn hạch toán, không ít đơn vị phát sinh tình huống kỳ báo cáo không có giao dịch kinh doanh dẫn đến không phát sinh sử dụng hóa đơn, hoặc đã báo cáo hết hóa đơn từ kỳ liền trước mà kỳ hiện tại không tiếp tục mua thêm. Việc xác lập đúng đắn nghĩa vụ nộp báo cáo trong các trường hợp này cần được căn cứ chính xác trên văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh báo cáo hóa đơn

Quy định trực tiếp chi phối vấn đề này được quy định tại Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Theo đó, đối tượng sử dụng hóa đơn đặt in do cơ quan thuế bán bao gồm doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cùng bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn nộp báo cáo là chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn, sử dụng Mẫu số BC26/HĐG tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định.

Trong kỳ không sử dụng hóa đơn thì có cần nộp báo cáo không?

Pháp luật hiện hành phân biệt rõ ràng hai tình huống không sử dụng hóa đơn trong kỳ để xác định nghĩa vụ báo cáo:

• Trường hợp không sử dụng hóa đơn nhưng vẫn còn tồn hoặc có phát sinh mua hóa đơn từ kỳ trước: Đơn vị kinh doanh vẫn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đúng thời hạn, ghi nhận số lượng hóa đơn sử dụng trong kỳ bằng không (= 0) và không phải gửi kèm bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ.
• Trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn, đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với số tồn bằng không (0), đồng thời trong kỳ không mua hóa đơn và không sử dụng hóa đơn: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Kết luận từ quy định trên cho thấy, tiêu chí để xác định việc nộp hay không nộp báo cáo không đơn thuần dựa trên việc có phát sinh sử dụng hóa đơn trong kỳ, mà còn phụ thuộc vào số liệu tồn hóa đơn từ kỳ báo cáo trước liền kề và việc có mua hóa đơn của cơ quan thuế hay không.

Trách nhiệm chia sẻ và kết nối thông tin hóa đơn điện tử

Ngoài chế độ báo cáo đối với hóa đơn giấy, khung pháp lý về hóa đơn điện tử cũng thiết lập nghĩa vụ kết nối dữ liệu giữa các chủ thể. Căn cứ Điều 58 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 38 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoạt động trong các lĩnh vực trọng yếu như điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, vận tải đa phương thức, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị và thương mại tổng hợp phải thực hiện hóa đơn điện tử đồng thời cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn do Tổng cục Thuế công bố.

Các tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán có trách nhiệm cung cấp dữ liệu điện tử về giao dịch thanh toán qua tài khoản khi cơ quan thuế có yêu cầu bằng văn bản, đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật về ngân hàng. Đối với hàng hóa chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, tổ chức, cá nhân sản xuất hoặc nhập khẩu có nghĩa vụ quét mã QR cho từng sản phẩm trước khi lưu thông trên thị trường nhằm đảm bảo kết nối thông tin về in và sử dụng tem, tem điện tử với cơ quan quản lý thuế.

Các cơ quan nhà nước chuyên ngành như Cơ quan quản lý thị trường, Tổng cục quản lý đất đai, Tổng cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam, cơ quan công an, giao thông, y tế và các đơn vị có liên quan khác có trách nhiệm kết nối, chia sẻ thông tin, dữ liệu thuộc phạm vi quản lý với Tổng cục Thuế nhằm hình thành cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử quốc gia.

Cung cấp và tra cứu thông tin hóa đơn điện tử

Theo Điều 48 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 30 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cơ quan thuế thực hiện cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các bên liên quan dưới dạng văn bản hoặc dữ liệu điện tử. Phạm vi cung cấp bao gồm toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng với tình trạng pháp lý hiện hành của hóa đơn. Việc tra cứu minh bạch này tạo cơ sở pháp lý vững chắc giúp doanh nghiệp và người tiêu dùng xác minh tính hợp lệ của chứng từ giao dịch.

Xem thêm bài viết Hóa đơn đã báo cáo thuế có hủy được không?