Trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, việc điều động nhân sự đi công tác hoặc mời chuyên gia nước ngoài làm việc phát sinh khoản chi về vé máy bay rất phổ biến. Tuy nhiên, việc hạch toán chi phí vé máy bay sao cho đúng quy định để được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế luôn là bài toán đòi hỏi sự chuẩn xác từ bộ phận kế toán.
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ hợp lệ, chứng minh rõ mục đích phục vụ sản xuất kinh doanh và tuân thủ phương thức thanh toán phù hợp. Atax xin chia sẻ hướng dẫn chi tiết dưới đây để giúp quý doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ này một cách an toàn và chính xác.
Hướng dẫn định khoản chi phí vé máy bay tại doanh nghiệp
Tùy thuộc vào mục đích của chuyến đi công tác, kế toán tiến hành hạch toán chi phí vé máy bay vào các tài khoản chi phí tương ứng. Công thức định khoản cơ bản như sau:
- Nợ TK 641, 642: Chi phí bộ phận bán hàng hoặc bộ phận quản lý doanh nghiệp (tùy thuộc vào mục đích chuyến đi).
- Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có hóa đơn hợp lệ).
- Có TK 111, 112, 331: Tổng số tiền thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc công nợ phải trả.
Lưu ý từ Atax: Việc hạch toán sai tài khoản hoặc thiếu chứng từ đi kèm có thể dẫn đến rủi ro bị cơ quan thuế loại chi phí và truy thu thuế TNDN. Do đó, việc áp dụng các công cụ phần mềm kế toán hiện đại để chuẩn hóa quy trình nhập liệu và kiểm tra chứng từ là cực kỳ cần thiết.
Bài tập ví dụ thực tế
Để giúp bạn hình dung rõ hơn, Atax đưa ra ví dụ thực tế sau: Vào tháng 6/202x, Công ty A (áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200) tiến hành mua vé máy bay cho nhân viên thuộc bộ phận quản lý đi công tác. Giao dịch được thanh toán thông qua tài khoản ngân hàng của công ty với chi tiết thông tin hóa đơn như sau:
|
Giá cước bay: Thuế GTGT: Thuế phí khác – Lệ phí sân bay: – Phí soi chiếu an ninh: – Phí khác: – Thuế GTGT của phí khác: |
4,080,000 408,000 560,000 80,000 400,000 40,000 |
| Tổng số tiền thanh toán | 5,568,000 |
Căn cứ vào hướng dẫn xử lý của Thông tư 99, kế toán Công ty A tiến hành hạch toán chi phí vé máy bay dựa trên hóa đơn như sau:
- Nợ TK 642: 4.080.000 + 560.000 + 80.000 + 400.000 = 5.120.000 VND
- Nợ TK 1331: 408.000 + 40.000 = 448.000 VND
- Có TK 112: 5.568.000 VND
Điều kiện tối ưu để chi phí vé máy bay được tính vào chi phí hợp lý
Căn cứ theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, để khoản chi mua vé máy bay được ghi nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ 3 điều kiện cốt lõi:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn, chứng từ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên cho mỗi lần thanh toán.
Bên cạnh đó, điểm h khoản 1 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP cũng quy định rõ: Đối với trường hợp doanh nghiệp cử nhân viên đi công tác mà phát sinh chi phí từ 5 triệu đồng trở lên, nếu được thanh toán bằng thẻ cá nhân (thanh toán không dùng tiền mặt) và sau đó doanh nghiệp hoàn trả lại tiền cho người lao động thì vẫn được tính là chi phí hợp lý. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải bổ sung quy định cụ thể trong quy chế tài chính nội bộ cho phép cá nhân tự chi trả công tác phí bằng thẻ cá nhân.
Trường hợp mua vé máy bay trực tiếp từ đại lý
Khi doanh nghiệp tiến hành mua vé thông qua các đại lý bán vé máy bay, Atax lưu ý bộ chứng từ cần chuẩn bị gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng từ đại lý.
- Vé máy bay (vé điện tử hoặc vé giấy).
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (bắt buộc với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên).
- Quyết định cử đi công tác và quy chế tài chính/quy chế nội bộ quy định định mức khoán chi.
Trường hợp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử
Nếu doanh nghiệp lựa chọn phương thức đặt vé trực tuyến trên website thương mại điện tử của hãng hàng không, chứng từ làm căn cứ tính vào chi phí được trừ bao gồm:
- Vé máy bay điện tử (e-ticket).
- Thẻ lên máy bay (boarding pass) của nhân viên trực tiếp di chuyển.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp.
- Quy chế tài chính hoặc quyết định cử đi công tác.
Lưu ý đặc biệt từ Atax: Trong trường hợp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động, doanh nghiệp vẫn được chấp nhận chi phí hợp lý nếu có đầy đủ: Vé máy bay điện tử, quyết định điều động công tác bằng văn bản và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ.
Trường hợp người lao động tự mua vé máy bay
Nếu doanh nghiệp áp dụng cơ chế khoán hoặc giao cho cá nhân tự thanh toán bằng thẻ tín dụng/thẻ ATM mang tên cá nhân, sau đó doanh nghiệp thực hiện hoàn trả lại tiền, bộ chứng từ cần thiết gồm:
- Vé máy bay và thẻ lên máy bay của nhân viên.
- Quyết định cử đi công tác của ban giám đốc.
- Quy chế tài chính của doanh nghiệp cho phép người lao động sử dụng thẻ cá nhân để thanh toán công tác phí và được hoàn trả lại.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân khi thực hiện mua vé.
- Chứng từ doanh nghiệp chuyển khoản hoàn trả tiền cho cá nhân người lao động.
Mua vé máy bay cho chuyên gia nước ngoài hoặc mua từ hãng nước ngoài
Căn cứ theo hướng dẫn tại điểm g.6 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, khoản chi phí mua vé máy bay khứ hồi do doanh nghiệp chi trả hộ cho chuyên gia nước ngoài về phép (mỗi năm 1 lần) sẽ được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp và không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân chuyên gia đó. Căn cứ để xác định là điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng lao động và chứng từ thanh toán thực tế chặng bay khứ hồi giữa Việt Nam và quốc gia của chuyên gia nước ngoài.
Kế luận
Việc xử lý và định khoản chi phí vé máy bay tuy không quá phức tạp nhưng lại chứa đựng nhiều rủi ro nếu kế toán không nắm chắc các quy định về chứng từ đi kèm. Atax hy vọng những chia sẻ chi tiết trên đây sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kỳ quyết toán thuế. Để tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu sai sót, việc áp dụng công nghệ số và sử dụng dịch vụ đại lý thuế chuyên nghiệp luôn là giải pháp bền vững cho mọi doanh nghiệp.
