Tóm tắt nội dung
Chào mừng Quý độc giả đến với chuyên mục tư vấn nghiệp vụ của Người trợ lý ATAX. Trong hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp, các nghiệp vụ liên quan đến tạm ứng cho người lao động phát sinh rất phổ biến. Việc hạch toán chính xác và tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành là yêu cầu bắt buộc đối với một kế toán chuyên nghiệp nhằm kiểm soát dòng tiền và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp cũng như người lao động.
Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết phương pháp hạch toán tài khoản tạm ứng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, đồng thời hệ thống hóa các quy định về tạm ứng tiền lương theo Bộ luật Lao động mới nhất.
Nguyên tắc hạch toán tài khoản 141 – Tạm ứng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Theo quy định tại Mục B Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, Tài khoản 141 được sử dụng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động của doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
Doanh nghiệp có trách nhiệm xây dựng quy chế cụ thể và tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ liên quan đến các khoản tạm ứng. Nội dung quy chế cần đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành và yêu cầu quản trị nội bộ, quy định rõ ràng về: đối tượng được nhận tạm ứng; giá trị, mục đích, hình thức, thời hạn tạm ứng; và thẩm quyền phê duyệt.
Quy trình tất toán khoản tạm ứng được thực hiện chặt chẽ dựa trên chứng từ thực tế. Khi hoàn thành công việc được giao, người nhận tạm ứng căn cứ vào số tiền đã nhận và số thực chi được phê duyệt để lập bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc. Trường hợp khoản tạm ứng sử dụng không hết so với số được duyệt, người nhận tạm ứng phải hoàn trả lại cho doanh nghiệp theo đúng quy chế. Ngược lại, nếu số chi được duyệt lớn hơn số tiền đã tạm ứng, doanh nghiệp có trách nhiệm chi bổ sung phần còn thiếu cho người lao động.
Đối với công tác kế toán chi tiết, doanh nghiệp phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ, kịp thời tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần phát sinh.
Quy định về tạm ứng tiền lương cho người lao động theo Bộ luật Lao động 2019
Bên cạnh các khoản tạm ứng cho hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường, doanh nghiệp cần lưu ý quy định về việc tạm ứng tiền lương cho người lao động theo Điều 101 Bộ luật Lao động 2019 như sau:
-
Người lao động được tạm ứng tiền lương theo điều kiện do hai bên thỏa thuận và không bị tính lãi.
-
Người sử dụng lao động phải cho người lao động tạm ứng tiền lương tương ứng với số ngày tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 01 tuần trở lên. Mức tạm ứng tối đa không quá 01 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và người lao động có nghĩa vụ hoàn trả số tiền đã tạm ứng. Trường hợp người lao động nhập ngũ theo quy định của Luật Nghĩa vụ quân sự thì không được tạm ứng tiền lương.
-
Khi nghỉ hằng năm, người lao động được tạm ứng một khoản tiền ít nhất bằng tiền lương của những ngày nghỉ phép đó.
Quy định về việc áp dụng Hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Để đảm bảo tính đồng bộ trong công tác kế toán, Điều 11 Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn cụ thể về việc áp dụng hệ thống tài khoản đối với doanh nghiệp.
Theo đó, doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản kế toán quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC để ghi sổ kế toán các giao dịch kinh tế phát sinh.
Để phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được quyền sửa đổi, bổ sung về tên, số hiệu, kết cấu và nội dung phản ánh của các tài khoản kế toán hướng dẫn tại Phụ lục II. Tuy nhiên, việc sửa đổi này phải đảm bảo phân loại và hệ thống hóa được các nghiệp vụ phát sinh theo nội dung kinh tế, không trùng lặp đối tượng, tuân thủ các nguyên tắc kế toán và không làm thay đổi hoặc ảnh hưởng đến các chỉ tiêu trình bày trên Báo cáo tài chính.
Khi thực hiện điều chỉnh, doanh nghiệp có trách nhiệm ban hành Quy chế hạch toán kế toán nêu rõ sự cần thiết và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nội dung sửa đổi, bổ sung đó. Trường hợp doanh nghiệp không có nhu cầu điều chỉnh thì áp dụng hệ thống tài khoản mặc định theo Phụ lục II.
Đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chưa được hướng dẫn cụ thể tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp cần căn cứ vào bản chất của giao dịch kinh tế, quy định của Luật Kế toán, Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các nguyên tắc hướng dẫn của Thông tư để thực hiện hạch toán.
Kết luận
Việc kiểm soát chặt chẽ quy chế tạm ứng và hạch toán đúng tài khoản kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của Thông tư 99/2025/TT-BTC mà còn nâng cao hiệu quả quản trị tài chính nội bộ. Người trợ lý ATAX hy vọng những phân tích nghiệp vụ trên đây sẽ là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích cho công tác kế toán của Quý doanh nghiệp.
Liên hệ trực tiếp cho ATAX qua fanpage ĐẠI LÝ THUẾ NGƯỜI TRỢ LÝ hoặc liên hệ trực tiếp Hotline: 0988 168 368 để được tư vấn HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ.
Các hình thức nộp hồ sơ đăng ký thuế từ ngày 01/7/2026 theo Thông tư 90/2026/TT-BTC
