08 sai sót kế toán – Thuế của cá nhân và tổ chức bán hàng đa kênh cần tránh

Trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ, mô hình bán hàng đa kênh thông qua các nền tảng như Shopee, TikTok Shop, Lazada, Facebook… ngày càng phổ biến. Bên cạnh cơ hội mở rộng thị trường, mô hình kinh doanh này đặt ra yêu cầu chặt chẽ hơn trong công tác kế toán: quản lý doanh thu trên nhiều kênh, xác định đúng loại thu nhập, lập và xử lý hóa đơn, lưu trữ hồ sơ chứng từ.

Trên thực tế, nhiều cá nhân, tổ chức kinh doanh còn mắc các sai sót khi thực hiện nghĩa vụ thuế, tiềm ẩn rủi ro bị truy thu thuế và xử phạt hành vi vi phạm hành chính. Người trợ lý ATAX tổng hợp và phân tích 08 sai sót phổ biến dưới đây để quý độc giả tham khảo, rà soát và phòng ngừa.

1. Không tổng hợp đầy đủ doanh thu

Nhiều đơn vị kinh doanh chỉ theo dõi doanh thu trên một sàn thương mại điện tử, một tài khoản thanh toán hoặc một kênh bán hàng riêng lẻ. Cách thức theo dõi này dẫn đến rủi ro khai thiếu doanh thu, từ đó khai thiếu thuế phải nộp.

Khuyến nghị: Tổng hợp đầy đủ doanh thu của cùng một chủ thể kinh doanh trên toàn bộ các kênh, các sàn và phân loại theo từng hoạt động, làm căn cứ xác định chính xác nghĩa vụ thuế.

2. Cho rằng nền tảng đã khấu trừ thuế thì không còn nghĩa vụ nào khác

Từ ngày 01/4/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các nền tảng thương mại điện tử có chức năng kinh doanh phải khấu trừ, khai và nộp thuế thay cho tổ chức, cá nhân kinh doanh trên nền tảng. Tuy nhiên, nhiều đơn vị cho rằng khi nền tảng đã khấu trừ thuế thì hoàn toàn không còn nghĩa vụ nào khác. Đây là cách hiểu chưa đầy đủ.

Khuyến nghị: Cần đối chiếu rõ phần doanh thu đã được nền tảng khấu trừ, khai và nộp thuế thay với phần doanh thu còn phải trực tiếp kê khai, nộp thuế theo quy định, đồng thời thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ còn lại nếu phát sinh.

3. Xác định không đúng loại thu nhập

Thực tiễn ghi nhận tình trạng phân loại thu nhập chỉ dựa trên tên gọi của đối tượng như KOL, KOC, streamer, affiliate hay freelancer. Cách xác định này thiếu căn cứ và dễ dẫn đến áp dụng sai chế độ thuế.

Khuyến nghị: Căn cứ vào bản chất hoạt động và quan hệ thực tế để xác định loại thu nhập, cụ thể: thu nhập từ hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số được xác định là thu nhập từ kinh doanh, khoản thu phát sinh từ quan hệ lao động được xác định là thu nhập từ tiền lương, tiền công.

4. Không lập hoặc xử lý hóa đơn đúng quy định

Một số đơn vị chỉ lập hóa đơn khi người mua có yêu cầu nhận hóa đơn. Cách hiểu này không đúng với quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ.

Khuyến nghị: Việc lập hóa đơn không phụ thuộc vào việc người mua có yêu cầu hay không trong các trường hợp pháp luật quy định phải lập hóa đơn; đối với các giao dịch hủy, đổi, trả, hoàn tiền, đơn vị phải xử lý, điều chỉnh hóa đơn theo đúng quy định.

5. Lập hóa đơn theo thời điểm nền tảng chuyển tiền

Nhiều đơn vị mặc nhiên lấy ngày sàn thương mại điện tử thực hiện đối soát hoặc ngày chuyển tiền về tài khoản làm thời điểm lập hóa đơn.

Khuyến nghị: Không mặc nhiên xác định thời điểm lập hóa đơn theo ngày đối soát hoặc ngày chuyển tiền, thời điểm lập hóa đơn phải được xác định theo từng loại giao dịch và quy định về hóa đơn điện tử. Chẳng hạn, theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

6. Thông tin đăng ký thuế không thống nhất

Việc sử dụng thông tin đăng ký thuế (mã số thuế, tên, địa chỉ…) không thống nhất giữa các kênh, các nền tảng kinh doanh gây khó khăn cho công tác đối chiếu dữ liệu giữa người nộp thuế, nền tảng và cơ quan thuế.

Khuyến nghị: Rà soát, cập nhật thông tin đăng ký thuế khi có thay đổi, sử dụng thông tin thống nhất trên tất cả các kênh để thuận lợi cho việc đối chiếu dữ liệu và giảm thiểu rủi ro khi cơ quan thuế tiến hành đối soát.

7. Không lưu giữ đầy đủ hồ sơ, dữ liệu

Hồ sơ, dữ liệu là căn cứ pháp lý để xác định doanh thu, loại thu nhập và giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu.

Khuyến nghị: Lưu trữ hồ sơ, chứng từ theo đúng thời hạn và quy định hiện hành, bao gồm các tài liệu cần thiết để xác định doanh thu, loại thu nhập, dữ liệu đối soát với các sàn, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan khác.

8. Chưa rà soát, xử lý sai sót khi cơ quan thuế yêu cầu

Khi phát hiện hồ sơ khai thuế có sai sót, người nộp thuế phải thực hiện khai bổ sung theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Việc chậm rà soát, khai bổ sung có thể làm phát sinh tiền chậm nộp và bị xử phạt vi phạm hành chính.

Khuyến nghị: Thực hiện đối chiếu định kỳ giữa dữ liệu doanh thu, số thuế đã được khấu trừ với số thuế đã kê khai, đối chiếu định kỳ là biện pháp được khuyến nghị nhằm hỗ trợ tuân thủ và kịp thời khắc phục sai sót trước khi cơ quan thuế kiểm tra, yêu cầu giải trình.

Kết luận:

Việc tuân thủ đúng quy định về kê khai, nộp thuế, hóa đơn chứng từ và lưu trữ hồ sơ không chỉ giúp cá nhân, tổ chức bán hàng đa kênh phòng ngừa rủi ro truy thu, xử phạt, mà còn tạo nền tảng minh bạch, bền vững cho hoạt động kinh doanh.

Liên hệ trực tiếp cho ATAX qua fanpage ĐẠI LÝ THUẾ NGƯỜI TRỢ LÝ hoặc liên hệ trực tiếp Hotline: 0988 168 368 để được tư vấn HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ.

Các chính sách mới áp dụng từ tháng 10/2026, Thuế suất GTGT 5% và quy tắc bù trừ thu nhập chịu Thuế TNDN