Chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN là nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi lập hồ sơ quyết toán thuế, nhất là trong bối cảnh chính sách thuế thường xuyên được sửa đổi, bổ sung. Theo nội dung hướng dẫn tại Nghị định số 320/2025/NĐ-CP ban hành ngày 15/12/2025 về thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, các khoản chi được trừ và điều kiện áp dụng đã được quy định cụ thể hơn. Trong bài viết này, Atax tổng hợp và hệ thống lại các nội dung quan trọng để doanh nghiệp, kế toán thuận tiện theo dõi và áp dụng.
Chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN là gì?
Chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN là các khoản chi thực tế phát sinh phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, chẳng hạn như chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí nguyên vật liệu, chi phí tiền lương, chi trợ cấp và các khoản chi hợp lý khác. Các khoản chi này không thuộc nhóm chi phí không được trừ và phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
Atax lưu ý doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa chi phí kế toán và chi phí được trừ khi tính thuế:
-
Chi phí kế toán: Là các khoản chi phí được ghi nhận, hạch toán trên sổ sách kế toán theo thực tế phát sinh, không phụ thuộc vào việc khoản chi đó có được trừ khi tính thuế TNDN hay không.
-
Chi phí được trừ khi tính thuế: Là khoản chi đáp ứng điều kiện theo quy định thuế, được đưa vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Điều kiện chung để xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Theo nguyên tắc chung, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế, trừ các khoản chi không được trừ theo quy định tại Điều 10 của Nghị định, nếu đồng thời đáp ứng đủ 03 điều kiện sau:
-
Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
-
Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
-
Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.
Một số lưu ý về chi phí nghiên cứu, phát triển và chứng từ thanh toán
1. Chi phí nghiên cứu và phát triển
Đối với khoản chi phát sinh liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp, chi phí được tính vào khoản chi được trừ tối đa không vượt quá 200% chi phí thực tế cho hoạt động này. Tuy nhiên, việc xác định phần chi bổ sung phải bảo đảm sau khi áp dụng, doanh nghiệp không phát sinh lỗ.
2. Chứng từ và phương thức thanh toán
Doanh nghiệp cần lưu ý một số trường hợp đặc thù về chứng từ và thanh toán như sau:
-
Trường hợp mua nông sản, lâm sản, thủy sản của người sản xuất trực tiếp bán ra; mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; hoặc mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT, doanh nghiệp cần có chứng từ chi trả tiền cho người bán và bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ. Nếu giao dịch từ 05 triệu đồng trở lên thì phải thanh toán không dùng tiền mặt.
-
Nếu mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một người bán, từng lần dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, khoản chi chỉ được tính vào chi phí được trừ khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
-
Trường hợp người lao động được doanh nghiệp ủy quyền mua hộ hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên, nếu người lao động thanh toán không dùng tiền mặt, khoản chi vẫn được tính vào chi phí được trừ khi doanh nghiệp có hóa đơn, chứng từ hợp pháp, có quy chế nội bộ cho phép ủy quyền thanh toán và đã thanh toán lại khoản chi cho người lao động.
-
Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên nhưng tại thời điểm ghi nhận chi phí chưa thanh toán, doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí được trừ. Tuy nhiên, nếu khi thanh toán thực tế không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh giảm chi phí tại kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt.
13 khoản chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN từ 15/12/2025
Dưới đây là các nhóm chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN theo hướng dẫn mới, với điều kiện khoản chi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về tính thực tế, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có hóa đơn chứng từ hợp pháp và thanh toán đúng quy định.
1. Các khoản chi đáp ứng điều kiện được trừ
Mọi khoản chi thực tế phát sinh, nếu đáp ứng đầy đủ 03 điều kiện chung nêu trên và không thuộc danh mục chi phí không được trừ, đều được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
2. Chi phí cho nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh
Đây là các khoản chi doanh nghiệp thực hiện nhằm phục vụ nhiệm vụ quốc phòng, an ninh theo quy định của pháp luật, bao gồm:
-
Chi cho công tác giáo dục quốc phòng và an ninh.
-
Chi cho huấn luyện và hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ.
-
Các khoản chi khác phục vụ nhiệm vụ quốc phòng, an ninh.
3. Chi phí hỗ trợ tổ chức Đảng và đoàn thể tại doanh nghiệp
Khoản chi này được sử dụng để hỗ trợ kinh phí hoạt động cho tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị – xã hội được thành lập, hoạt động hợp pháp tại doanh nghiệp, ví dụ như công đoàn, đoàn thanh niên và các tổ chức đoàn thể khác theo quy định.
4. Chi phí cho giáo dục và đào tạo nghề
Nhóm chi phí này phản ánh các khoản đầu tư trực tiếp của doanh nghiệp cho việc nâng cao trình độ, kỹ năng nghề nghiệp và chuyên môn của người lao động. Nội dung chi có thể bao gồm:
-
Chi trả cho người dạy.
-
Chi tài liệu học tập, thiết bị, vật liệu thực hành.
-
Các chi phí khác hỗ trợ người học.
-
Chi phí đào tạo người lao động được tuyển dụng vào làm việc tại doanh nghiệp.
-
Chi phí đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nghiệp vụ cho người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp.
Điều kiện bắt buộc là nội dung chi cho đào tạo phải được quy định cụ thể tại một trong các văn bản: hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp.
5. Chi phí cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS tại nơi làm việc
Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ đối với các khoản chi phục vụ hoạt động phòng, chống HIV/AIDS tại nơi làm việc, bao gồm:
-
Chi phí đào tạo cán bộ chuyên trách về phòng, chống HIV/AIDS của doanh nghiệp.
-
Chi phí tổ chức truyền thông cho người lao động.
-
Phí tư vấn, khám và xét nghiệm HIV/AIDS.
-
Chi phí hỗ trợ người lao động của doanh nghiệp bị nhiễm HIV/AIDS.
6. Các khoản tài trợ
Các khoản tài trợ được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng điều kiện về hồ sơ tài trợ hợp lệ theo quy định. Nhóm này bao gồm:
-
Tài trợ giáo dục: Tài trợ cho trường học, cơ sở vật chất phục vụ giáo dục, học bổng, cuộc thi học thuật, quỹ khuyến học.
-
Tài trợ y tế: Tài trợ cho cơ sở y tế, thiết bị y tế, thuốc chữa bệnh hoặc tài trợ cho người bệnh thông qua tổ chức có chức năng huy động.
-
Tài trợ văn hóa: Tài trợ cho bảo tàng, thư viện, quỹ bảo tồn di sản văn hóa.
-
Tài trợ phòng, chống thiên tai, dịch bệnh: Tài trợ cho tổ chức hoặc cá nhân bị thiệt hại thông qua cơ quan, tổ chức có chức năng huy động.
-
Tài trợ làm nhà tình nghĩa, nhà đại đoàn kết: Tài trợ cho người có công, hộ nghèo, hộ cận nghèo và các đối tượng chính sách khác.
-
Tài trợ cho địa phương đặc biệt khó khăn: Thực hiện theo chương trình, đề án được Chính phủ hoặc Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
-
Tài trợ cho nghiên cứu khoa học, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số: Thực hiện theo quy định pháp luật có liên quan.
7. Chi phí cho nghiên cứu khoa học và chuyển đổi số
Khoản chi cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số được xác định theo quy định của pháp luật về khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và pháp luật về chuyển đổi số.
8. Giá trị tổn thất không được bồi thường
Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ hoặc sự kiện bất khả kháng khác gây ra nhưng không được bồi thường.
Cách xác định khoản chi được trừ:
- Khoản chi được trừ = Tổng giá trị tổn thất – Phần bồi thường nhận được từ bảo hiểm hoặc tổ chức, cá nhân khác.
9. Chi phí cho nhân sự biệt phái
Đây là khoản chi thực tế trả cho người lao động được doanh nghiệp cử đi biệt phái để tham gia quản trị, điều hành, kiểm soát tại các tổ chức tín dụng được kiểm soát đặc biệt hoặc ngân hàng thương mại được chuyển giao bắt buộc.
10. Các khoản chi phí chưa tạo ra doanh thu trong kỳ
Một số chi phí phát sinh trong giai đoạn đầu tư, chuẩn bị kinh doanh hoặc phát sinh từ rủi ro hoạt động, dù chưa tạo ra doanh thu trong kỳ, vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng điều kiện theo quy định. Bao gồm:
-
Chi phí tham gia đấu thầu nhưng không trúng.
-
Chi phí nghiên cứu thị trường, nghiên cứu sản phẩm mới nhưng không thành công.
-
Tiền thuê đất, chi phí hạ tầng trong giai đoạn doanh nghiệp chưa hoạt động sản xuất, kinh doanh.
-
Chi phí khấu hao hoặc phân bổ tài sản cho thuê trong thời gian chưa có khách thuê.
-
Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí khôi phục hoạt động sau thời gian tạm dừng, chi phí hoàn trả mặt bằng khi chấm dứt hoạt động.
-
Chi phí marketing, giới thiệu sản phẩm trước giai đoạn bán hàng.
-
Chi phí hủy hàng tồn kho do hư hỏng, hết hạn sử dụng hoặc lỗi thời.
-
Chi phí hủy tài sản bị hỏng hoặc không còn nhu cầu sử dụng.
-
Chi phí hủy phế liệu, phế phẩm phát sinh trong quá trình sản xuất.
11. Chi phí hỗ trợ xây dựng công trình công cộng
Khoản chi hỗ trợ xây dựng công trình hạ tầng công cộng như đường, điện, nước và các công trình tương tự được tính vào chi phí được trừ nếu công trình đó đồng thời phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
12. Chi phí liên quan đến bảo vệ môi trường
Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ đối với các khoản chi gắn với hoạt động sản xuất, kinh doanh nhằm bảo vệ môi trường và phát triển bền vững, bao gồm:
-
Chi phí giảm phát thải khí nhà kính, hướng đến trung hòa carbon và mục tiêu net-zero.
-
Chi phí giảm ô nhiễm môi trường.
13. Khoản đóng góp vào các quỹ của Chính phủ
Các khoản đóng góp theo quy định của pháp luật vào các quỹ do Chính phủ hoặc Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập được tính vào chi phí được trừ. Ví dụ có thể bao gồm Quỹ viễn thông công ích, Quỹ phòng, chống tác hại của thuốc lá, Quỹ bảo vệ môi trường Việt Nam và các quỹ khác theo quy định.
Kết luận
Việc xác định đúng chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN có ý nghĩa quan trọng trong quản trị thuế và kiểm soát rủi ro của doanh nghiệp. Chỉ một sai sót nhỏ về điều kiện chứng từ, phương thức thanh toán hoặc phân loại chi phí cũng có thể dẫn đến việc bị loại chi phí, truy thu thuế và phát sinh tiền chậm nộp.
Atax khuyến nghị doanh nghiệp nên rà soát định kỳ hồ sơ chi phí, quy chế tài chính, hợp đồng lao động, chứng từ thanh toán và hóa đơn đầu vào để bảo đảm tính hợp lệ trước khi lập hồ sơ quyết toán thuế. Đối với các khoản chi có tính chất đặc thù như tài trợ, nghiên cứu phát triển, tổn thất không được bồi thường hoặc chi phí chưa tạo ra doanh thu, kế toán cần lưu đầy đủ hồ sơ chứng minh theo từng trường hợp cụ thể.
Xem thêm Người lao động đi làm nhưng chưa đăng ký mã số thuế có được không?
