Cách hạch toán tiền chậm nộp thuế TNDN, GTGT, TNCN chi tiết

Hạch toán tiền chậm nộp thuế là nghiệp vụ kế toán thường gặp khi doanh nghiệp nộp thuế quá thời hạn, khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp hoặc bị cơ quan thuế truy thu qua thanh tra, kiểm tra. Với vai trò Người trợ lý Atax, bài viết này hệ thống lại các trường hợp phát sinh tiền chậm nộp, thời hạn nộp thuế, nguyên tắc ghi nhận kế toán, cách hạch toán tiền chậm nộp thuế TNDN, GTGT, TNCN và công thức tính tiền chậm nộp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Các trường hợp bị coi là chậm nộp thuế

Doanh nghiệp có thể phát sinh nghĩa vụ nộp tiền chậm nộp thuế trong một số trường hợp phổ biến sau:

• Người nộp thuế chậm nộp tiền thuế, khoản thu khác so với thời hạn nộp hoặc thời hạn được gia hạn nộp theo quy định.

• Người nộp thuế khai bổ sung hồ sơ khai thuế làm tăng số tiền thuế phải nộp hoặc làm giảm số tiền thuế đã được miễn, giảm, hoàn, không thu.

• Cơ quan quản lý thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, thanh tra và phát hiện người nộp thuế khai thiếu số thuế phải nộp, hoặc số thuế đã được hoàn, miễn, giảm lớn hơn số được hưởng theo quy định.

Lưu ý nghiệp vụ: Kế toán cần phân biệt rõ tiền chậm nộp thuế với số thuế bị truy thu. Số thuế truy thu là khoản thuế doanh nghiệp nộp thiếu, trong khi tiền chậm nộp là khoản phát sinh do nộp thiếu hoặc nộp muộn số thuế đó. Hai khoản này có nguyên tắc hạch toán khác nhau.

Ngoài ra, tiền chậm nộp thuế không đồng nhất với tiền phạt vi phạm hành chính về thuế như phạt chậm nộp tờ khai thuế GTGT, phạt chậm nộp tờ khai thuế TNCN hoặc phạt sai sót hồ sơ khai thuế.

Thời hạn nộp tiền thuế theo quy định pháp luật

Để hạn chế rủi ro phát sinh tiền chậm nộp, kế toán cần theo dõi sát thời hạn nộp thuế theo từng loại hồ sơ, từng sắc thuế và từng trường hợp phát sinh nghĩa vụ thuế. Bảng dưới đây tổng hợp các mốc thời hạn thường gặp:

1	Thuế khai theo từng lần phát sinh	Chậm nhất ngày thứ 10 kể từ ngày tiếp theo ngày phát sinh nghĩa vụ thuế (trừ trường hợp phải khai, nộp thuế trước khi được cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh).
2	Thuế khai theo tháng	Chậm nhất ngày 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
3	Thuế khai theo quý	Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.
4	Thuế khai theo năm	Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch tiếp theo hoặc năm tài chính tiếp theo.
5	Quyết toán thuế (thông thường)	Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 03 kể từ ngày kết thúc kỳ quyết toán thuế.
6	Quyết toán khi chấm dứt hoạt động, giải thể, phá sản, chấm dứt hợp đồng, cổ phần hóa, chia, tách, sáp nhập, hợp nhất	Chậm nhất 45 ngày kể từ ngày có quyết định.
7	Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN từ tiền lương, tiền công	Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 04 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
8	Cá nhân có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm đầu nhưng đủ từ 183 ngày trong 12 tháng liên tục	Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 04 kể từ ngày cuối cùng của tháng tính đủ 12 tháng liên tục.
9	Cá nhân cư trú là người nước ngoài kết thúc hợp đồng lao động tại Việt Nam	Trước khi xuất cảnh, nhưng không quá 45 ngày kể từ ngày kết thúc hợp đồng lao động.
10	Xuất bán dầu thô (trong nước và xuất khẩu)	Chậm nhất 35 ngày kể từ ngày xuất bán (ngày hoàn thành việc xuất dầu tại điểm giao nhận).
11	Xuất bán khí thiên nhiên	Chậm nhất ngày 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc khoản thu khác.
12	Chuyển nhượng, nhận thừa kế, quà tặng là bất động sản đã có Giấy chứng nhận	Chậm nhất ngày cuối cùng của thời hạn đăng ký biến động theo pháp luật đất đai.
13	Chuyển nhượng, nhận thừa kế, quà tặng là nhà ở hình thành trong tương lai hoặc quyền sử dụng đất gắn với công trình xây dựng trong tương lai	Chậm nhất ngày thứ 10 kể từ ngày tiếp theo ngày hợp đồng hoặc giấy tờ pháp lý có hiệu lực.
14	Cá nhân góp vốn bằng bất động sản	Chậm nhất ngày thứ 10 kể từ ngày tiếp theo ngày chuyển nhượng vốn, rút vốn hoặc giải thể doanh nghiệp.
15	Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo quý	Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.
16	Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo tháng	Chậm nhất ngày 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế (trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 18 Nghị định 68/2026/NĐ-CP).
17	Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh quyết toán thuế TNCN theo năm	Chậm nhất ngày 31/3 của năm dương lịch tiếp theo.
18	Cá nhân cho thuê bất động sản khai thuế 02 lần/năm	Lần 1: 31/7 của năm tính thuế; Lần 2: 31/01 của năm dương lịch tiếp theo.
19	Cá nhân cho thuê bất động sản khai thuế 01 lần/năm	Chậm nhất 31/01 của năm dương lịch tiếp theo năm tính thuế.
20	Thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu	Thực hiện theo pháp luật về hải quan.
21	Thuế tạm nộp theo quý	Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc khoản thu khác.

Tiền chậm nộp thuế hạch toán vào tài khoản nào?

Về nguyên tắc, tiền chậm nộp thuế được ghi nhận vào TK 811 – Chi phí khác. Khi phát sinh nghĩa vụ phải nộp tiền chậm nộp, kế toán phản ánh khoản phải nộp vào TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác, sau đó ghi giảm khi nộp tiền vào ngân sách nhà nước.

Kế toán cần phân biệt:

• Tiền thuế bị truy thu: Là số thuế kê khai thiếu, nộp thiếu. Kế toán phải xem xét tính trọng yếu để quyết định có điều chỉnh hồi tố báo cáo tài chính của năm sai sót theo chuẩn mực kế toán hay ghi nhận vào năm hiện hành.

• Tiền chậm nộp thuế: Là khoản tính trên số tiền thuế nộp chậm và số ngày chậm nộp. Khoản này được ghi nhận vào chi phí khác của năm nhận quyết định xử lý hoặc năm phát sinh nghĩa vụ, không xem xét yếu tố trọng yếu như khoản thuế truy thu.

Ví dụ nguyên tắc: Ngày 11/04/2023, Công ty TNHH ABC nhận quyết định xử lý qua kiểm tra thuế năm 2020. Số thuế TNDN bị truy thu là 500.000.000 đồng, tiền chậm nộp là 111.300.000 đồng. Nếu khoản truy thu thuế TNDN được xác định là trọng yếu, doanh nghiệp xem xét điều chỉnh hồi tố báo cáo tài chính năm 2020. Riêng tiền chậm nộp 111.300.000 đồng được hạch toán vào TK 811 trong năm 2023, là năm nhận quyết định xử lý.

Cách hạch toán tiền chậm nộp thuế

Khi xử lý nghiệp vụ, Người trợ lý Atax khuyến nghị kế toán tách riêng ba nhóm phát sinh: tiền chậm nộp thuế, số thuế bị truy thu và bút toán điều chỉnh số thuế truy thu trên sổ sách kế toán. Việc phân loại đúng giúp báo cáo tài chính phản ánh chính xác bản chất nghiệp vụ.

Hạch toán tiền chậm nộp thuế

Khi nhận quyết định xử lý hoặc xác định số tiền chậm nộp phải nộp:

• Nợ TK 811: Số tiền chậm nộp thuế

• Có TK 3339: Số tiền chậm nộp thuế

Khi nộp tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước:

• Nợ TK 3339: Số tiền chậm nộp thuế

• Có TK 111, 112: Số tiền đã nộp

Cuối kỳ, kết chuyển chi phí khác:

• Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

• Có TK 811: Chi phí khác

Hạch toán điều chỉnh số thuế bị truy thu trên sổ sách kế toán

Trường hợp truy thu thuế GTGT:

• Nợ TK 4211 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước

• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

Trường hợp truy thu thuế TNDN:

• Nợ TK 4211 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước

• Có TK 3334 – Thuế TNDN phải nộp

Trường hợp truy thu thuế TNCN và khấu trừ vào tiền lương người lao động:

• Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

• Có TK 3335 – Thuế TNCN phải nộp

Trường hợp thuế TNCN truy thu do doanh nghiệp chịu:

• Nợ TK 4211 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm trước

• Có TK 3335 – Thuế TNCN phải nộp

Hạch toán tiền thuế bị truy thu thêm nộp vào ngân sách

Đối với thuế TNDN phải nộp bổ sung:

• Nợ TK 8211 – Chi phí thuế TNDN hiện hành

• Có TK 3334 – Thuế TNDN phải nộp

Khi nộp tiền:

• Nợ TK 3334 – Thuế TNDN phải nộp

• Có TK 111, 112

Đối với thuế GTGT phải nộp bổ sung:

• Nợ TK 811 – Chi phí khác

• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

Khi nộp tiền:

• Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

• Có TK 111, 112

Ví dụ hạch toán tiền chậm nộp thuế

Tình huống: Ngày 12/04/2024, Công ty Bình Minh nhận quyết định xử lý về thuế TNDN năm 2021. Theo quyết định, công ty bị truy thu thuế TNDN 20.000.000 đồng và tiền chậm nộp tương ứng 2.262.000 đồng. Ngày 13/07/2024, công ty nộp toàn bộ khoản tiền này bằng chuyển khoản ngân hàng.

Kế toán xác định khoản truy thu thuế TNDN 20.000.000 đồng không ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính năm 2021, do đó ghi nhận vào sổ kế toán năm 2024. Tiền chậm nộp 2.262.000 đồng cũng được ghi nhận trong năm 2024.

Hạch toán thuế TNDN bị truy thu:

• Nợ TK 8211: 20.000.000 đồng

• Có TK 3334: 20.000.000 đồng

Khi nộp thuế TNDN bị truy thu:

• Nợ TK 3334: 20.000.000 đồng

• Có TK 112: 20.000.000 đồng

Hạch toán tiền chậm nộp thuế:

• Nợ TK 811: 2.262.000 đồng

• Có TK 3339: 2.262.000 đồng

Khi nộp tiền chậm nộp thuế:

• Nợ TK 3339: 2.262.000 đồng

• Có TK 112: 2.262.000 đồng

Lưu ý về thuế TNDN: Tiền chậm nộp thuế là khoản phạt do vi phạm nghĩa vụ thuế, không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Khi lập quyết toán thuế TNDN, kế toán cần loại khoản chi phí này khỏi chi phí được trừ.

Mức phạt và cách tính tiền chậm nộp thuế

Theo quy định về quản lý thuế, mức tính tiền chậm nộp thường được xác định theo tỷ lệ 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp. Thời gian tính tiền chậm nộp được tính liên tục từ ngày tiếp theo ngày hết thời hạn nộp thuế đến ngày liền kề trước ngày số tiền thuế chậm nộp được nộp vào ngân sách nhà nước.

Số tiền phạt tiền nộp chậm thuế	=	Số tiền thuế nộp chậm	x	0.03%	x	Số ngày chậm nộp thuế

Ví dụ tính tiền chậm nộp thuế

Ngày 21/10/2020, kế toán Công ty A phát hiện tờ khai thuế GTGT quý 2/2020 kê khai thiếu thuế GTGT đầu ra. Sau khi lập hồ sơ khai bổ sung, số thuế GTGT phải nộp tăng thêm 10.000.000 đồng.

Giả sử thời hạn nộp thuế GTGT của kỳ này là ngày 31/07/2020. Thời gian chậm nộp được tính từ ngày 01/08/2020 đến ngày 21/10/2020:

• Từ 01/08 đến 31/08: 31 ngày

• Từ 01/09 đến 30/09: 30 ngày

• Từ 01/10 đến 21/10: 21 ngày

Tổng số ngày chậm nộp: 31 + 30 + 21 = 82 ngày.

Số tiền phạt tiền nộp chậm thuế	=	Số tiền thuế nộp chậm	x	0.03%	x	Số ngày chậm nộp thuế
	=	10.000.000	x	0.03%	x	82
	=	246.000

Như vậy, số tiền chậm nộp thuế GTGT trong ví dụ là 246.000 đồng.

Một số lưu ý kiểm soát rủi ro khi hạch toán tiền chậm nộp thuế

• Đối chiếu quyết định xử lý, biên bản thanh tra, thông báo của cơ quan thuế và chứng từ nộp tiền trước khi hạch toán.

• Tách riêng bút toán thuế truy thu và bút toán tiền chậm nộp để tránh ghi nhận sai tài khoản.

• Không đưa tiền chậm nộp thuế vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

• Theo dõi hạn nộp thuế theo tháng, quý, năm để chủ động lập kế hoạch dòng tiền và tránh phát sinh tiền chậm nộp.

• Lưu đầy đủ hồ sơ gồm tờ khai bổ sung, quyết định xử lý, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước và chứng từ kế toán liên quan.

Kết luận

Hạch toán tiền chậm nộp thuế cần được thực hiện đúng bản chất nghiệp vụ: tiền chậm nộp ghi nhận vào TK 811 và khoản phải nộp ghi nhận vào TK 3339; trong khi thuế bị truy thu phải được xem xét riêng theo từng sắc thuế và mức độ trọng yếu. Người trợ lý Atax khuyến nghị kế toán xây dựng lịch kiểm soát nghĩa vụ thuế định kỳ, rà soát tờ khai trước khi nộp và lưu trữ đầy đủ hồ sơ để hạn chế rủi ro về thuế trong quá trình thanh tra, kiểm tra.

Xem thêm Nên đăng ký mã ngành nào khi bạn muốn mở cửa hàng tạp hoá theo Hộ kinh doanh?