Hướng dẫn xử lý hóa đơn khi trả lại hàng hóa và các trường hợp đặc biệt theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Kính chào Quý doanh nghiệp và bạn đọc, trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc phát sinh các nghiệp vụ trả lại hàng hóa do không đạt chất lượng hoặc sai quy cách là tình huống thường gặp. Để giúp quý vị thực hiện đúng quy trình, tuân thủ nghiêm ngặt các chuẩn mực và quy định pháp luật hiện hành, Người trợ lý ATAX xin chia sẻ bài viết phân tích chi tiết về việc lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa, cách áp dụng hóa đơn điều chỉnh và các trường hợp đặc thù theo quy định mới nhất.

Nghiệp vụ xuất hóa đơn khi người mua trả lại hàng hóa

Cần cứ quy định tại điểm c khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, việc xử lý hóa đơn điện tử đối với hàng hóa bị trả lại được phân chia theo các trường hợp cụ thể như sau:

1. Trường hợp trả lại hàng hóa thông thường (theo điểm c.1):

Khi người mua trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng hóa đã mua), về nguyên tắc, người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh. Tuy nhiên, nếu giữa hai bên có thỏa thuận trước bằng văn bản về việc người mua sẽ lập hóa đơn khi trả lại hàng, thì người mua thực hiện lập hóa đơn điện tử trả hàng giao cho người bán. Cả người bán và người mua đều phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế phát sinh theo đúng quy định pháp luật.

2. Trường hợp hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (theo điểm c.2):

Nếu tài sản đã được đăng ký hợp pháp dưới tên người mua, khi trả lại hàng hóa, nếu người mua thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua có trách nhiệm lập hóa đơn trả lại hàng hóa giao cho người bán.

3. Trường hợp hoàn phí, giảm phí trong lĩnh vực bảo hiểm (theo điểm c.3):

Căn cứ vào hóa đơn thu phí đã lập, người bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, ghi rõ số tiền phí bảo hiểm hoàn, giảm và lý do cụ thể. Biên bản hoặc văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh (nếu có) phải được lưu trữ cùng hóa đơn tại doanh nghiệp để xuất trình khi có yêu cầu của cơ quan thuế.

Yêu cầu về kiểm soát nội bộ: Đối với tất cả các nghiệp vụ trả hàng quy định tại các điểm c.1, c.2 và c.3 nêu trên, cả người bán và người mua bắt buộc phải lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ, chứng từ chứng minh tính hợp pháp của việc trả lại hàng hóa, dịch vụ để phục vụ công tác thanh kiểm tra của cơ quan quản lý nhà nước.

Nguyên tắc áp dụng hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế từ ngày 01/07/2026

Theo hướng dẫn tại khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi áp dụng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau:

• Tính nhất quán trong xử lý sai sót: Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót và đã thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế, nếu sau đó tiếp tục phát hiện sai sót thì các lần xử lý kế tiếp phải áp dụng đúng hình thức đã lựa chọn ở lần đầu tiên.

• Đối với hóa đơn không có ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn bị lập sai: Người bán chỉ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh để khắc phục sai sót.

• Ghi nhận giá trị trên hóa đơn điều chỉnh: Bắt buộc phải phản ánh đúng thực tế phát sinh bằng cách ghi số dương đối với điều chỉnh tăng và ghi số âm đối với điều chỉnh giảm.

• Thời điểm kê khai thuế: Người bán thực hiện kê khai thuế vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh; người mua thực hiện kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh từ người bán.

• Quy trình đối với hóa đơn cấp theo từng lần phát sinh: Tổ chức, cá nhân kinh doanh phải gửi Đơn đề nghị theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT (Phụ lục III kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC) đến cơ quan thuế để được xét duyệt và cấp hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

13 trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc có đầy đủ nội dung từ ngày 01/07/2026

Nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính cho các mô hình kinh doanh đặc thù, Mục 9 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã quy định rõ 13 trường hợp hóa đơn điện tử được miễn trừ một số nội dung bắt buộc như sau:

1. Chữ ký số của người mua: Không nhất thiết phải có trên hóa đơn điện tử (bao gồm cả trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài), trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác.

2. Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh: Không bắt buộc phải có chữ ký số của cả người bán lẫn người mua.

3. Hóa đơn bán lẻ tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim hoặc hóa đơn bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh: Không bắt buộc phải hiển thị tên, địa chỉ, số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua.

4. Hóa đơn dạng tem, vé, thẻ điện tử: Không bắt buộc có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp loại do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua, tiền thuế và thuế suất thuế GTGT. Nếu tem, vé, thẻ đã in sẵn mệnh giá thì không cần thể hiện đơn vị tính, số lượng và đơn giá.

5. Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử theo thông lệ quốc tế cho cá nhân không kinh doanh: Được xác định là hóa đơn điện tử và không bắt buộc có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế GTGT, mã số thuế, địa chỉ người mua và chữ ký số của người bán.

6. Hóa đơn xây dựng, lắp đặt, xây nhà để bán thu tiền theo tiến độ hợp đồng: Không bắt buộc phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng và đơn giá.

7. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Chỉ thể hiện các thông tin điều động, vận chuyển, địa điểm kho xuất/nhận, người vận chuyển và thông tin hợp đồng liên quan, hoàn toàn không thể hiện tiền thuế, thuế suất và tổng số tiền thanh toán.

8. Hóa đơn thanh toán Interline giữa các hãng hàng không theo quy định của IATA: Không bắt buộc có ký hiệu, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng và đơn giá.

9. Hóa đơn của doanh nghiệp vận tải hàng không xuất cho đại lý dựa trên báo cáo đối chiếu và bảng kê tổng hợp: Không bắt buộc phải hiển thị đơn giá.

10. Hóa đơn cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng, an ninh phục vụ nhiệm vụ quốc phòng, an ninh theo quy định của Chính phủ: Không bắt buộc có đơn vị tính, số lượng và đơn giá.

11. Hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng: Không bắt buộc phải có tên, địa chỉ, số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua.

12. Hóa đơn điện tử ủy nhiệm: Không bắt buộc có chữ ký số của người bán; bên nhận ủy nhiệm chịu trách nhiệm thực hiện ký số trên hóa đơn.

13. Hóa đơn thương mại điện tử: Không bắt buộc phải hiển thị số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua.

Lời kết từ Người trợ lý ATAX:

Việc tuân thủ chính xác các chuẩn mực kế toán và quy định pháp luật về hóa đơn chứng từ là nền tảng cốt lõi giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống tài chính minh bạch, bền vững. ATAX hy vọng bài viết này đã cung cấp cho quý doanh nghiệp những thông tin chính xác, khách quan và hữu ích nhất phục vụ cho hoạt động quản trị hàng ngày.

Liên hệ trực tiếp cho ATAX qua fanpage ĐẠI LÝ THUẾ NGƯỜI TRỢ LÝ hoặc liên hệ trực tiếp Hotline: 0988 168 368 để được tư vấn HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ.

Hướng dẫn xác định tỷ giá xuất hóa đơn và ghi sổ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC