Hướng dẫn xử lý sai sót tỷ giá và quy định chữ ký trên Hóa đơn điện tử theo các văn bản Pháp luật mới nhất

Chào Quý doanh nghiệp và Quý bạn đọc, trong bối cảnh hệ thống pháp luật về thuế và kế toán liên tục được hoàn thiện, việc cập nhật kịp thời các quy định mới là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp đảm bảo tính tuân thủ và hạn chế rủi ro pháp lý. Hôm nay, ATAX xin gửi đến quý vị bài chia sẻ chuyên sâu về hướng dẫn xử lý sai sót tỷ giá xuất hóa đơn theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, cách thức thể hiện tỷ giá ngoại tệ và các quy định mới nhất về chữ ký trên hóa đơn điện tử áp dụng từ ngày 01/07/2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Hướng dẫn xử lý sai sót tỷ giá xuất hóa đơn đã lập theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về tỷ giá xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần căn cứ vào quy định tại Điều 10 Thông tư số 91/2026/TT-BTC để tiến hành các bước xử lý điều chỉnh hoặc thay thế phù hợp. Việc xử lý kịp thời và tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp chuẩn hóa số liệu kế toán mà còn đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ đối với cơ quan thuế.

Quy định thể hiện tỷ giá ngoại tệ trên hóa đơn điện tử

Để thống nhất cách thực hiện đối với các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ, Cục Thuế đã ban hành Công văn số 6810/CT-QLNT hướng dẫn cụ thể hai trường hợp sau:

• Trường hợp thứ nhất: Đối với các trường hợp được khai thuế, khoản thu khác bằng ngoại tệ quy định tại Khoản 1 Điều 14 Nghị định số 252/2026/NĐ-CP, đồng tiền khai, nộp thuế, các khoản thu khác và tỷ giá khai thuế quy đổi phải thực hiện nghiêm túc theo quy định tại Điều 14 của Nghị định này.

• Trường hợp thứ hai: Đối với các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo pháp luật về ngoại hối, người bán phải thể hiện tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam (VND) trên hóa đơn theo quy định tại điểm c.1 khoản 8 Phụ lục kèm theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP.

Căn cứ pháp lý cốt lõi được quy định tại Khoản 1 và Khoản 5 Điều 26 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 cùng pháp luật về kế toán hiện hành: Tỷ giá thể hiện trên hóa đơn bắt buộc phải là tỷ giá giao dịch thực tế, được xác định chuẩn xác theo các nguyên tắc quy định của pháp luật về kế toán.

Quy định về chữ ký của người bán và người mua từ ngày 01/07/2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Theo quy định tại điểm 6 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, nguyên tắc sử dụng chữ ký trên hóa đơn điện tử được quy định rõ ràng như sau:

• Đối với người bán là doanh nghiệp, tổ chức: Chữ ký số trên hóa đơn bắt buộc phải là chữ ký số của chính doanh nghiệp hoặc tổ chức đó.

• Đối với người bán là cá nhân: Sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc của người được ủy quyền hợp pháp.

• Đối với nhà cung cấp ở nước ngoài: Sử dụng chữ ký điện tử tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Bên cạnh đó, điểm 9 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP cũng quy định cụ thể về việc hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua. Điển hình là trên hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua (bao gồm cả trường hợp khách hàng ở nước ngoài). Trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận trước về mặt kỹ thuật để người mua cùng ký số, ký điện tử trên hóa đơn do người bán lập.

Các trường hợp đặc thù được miễn giảm một số tiêu thức và chữ ký trên hóa đơn

Nhằm tối ưu hóa quy trình giao dịch cho các ngành nghề đặc thù, pháp luật cho phép lược bớt một số tiêu thức trên hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:

• Hóa đơn điện tử cấp theo từng lần phát sinh của cơ quan thuế: Không nhất thiết phải có chữ ký số của cả người bán và người mua.

• Lĩnh vực bán lẻ và xăng dầu cho cá nhân không cung cấp thông tin: Đối với siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim hoặc cửa hàng bán xăng dầu cho khách hàng cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì hóa đơn không nhất thiết phải thể hiện các thông tin này cũng như chữ ký số của người mua.

• Tem, vé, thẻ điện tử: Không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp do cơ quan thuế cấp mã), thông tin người mua, tiền thuế, thuế suất VAT. Nếu đã có sẵn mệnh giá thì không cần đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

• Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không: Xuất qua website/hệ thống TMĐT theo thông lệ quốc tế cho cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự, thuế suất VAT, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số người bán. Lưu ý, nếu tổ chức mua dịch vụ cho cá nhân thuộc tổ chức thì bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử đầy đủ nội dung.

• Hoạt động xây dựng, lắp đặt, xây nhà để bán thu tiền theo tiến độ: Trên hóa đơn không nhất thiết phải có các tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

Chứng từ kho vận và các trường hợp đặc thù khác

• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Phải thể hiện đầy đủ thông tin về lệnh điều động, người nhận/xuất hàng, địa điểm kho, phương tiện vận chuyển, không thể hiện các chỉ tiêu tiền thuế, thuế suất và tổng tiền thanh toán.

• Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Phải thể hiện các thông tin về hợp đồng kinh tế (số, ngày ký), thông tin người vận chuyển, phương tiện, địa điểm kho xuất/nhận, chi tiết hàng hóa (đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền).

• Thanh toán Interline giữa các hãng hàng không hoặc hóa đơn xuất cho đại lý: Được lược bớt một số chỉ tiêu như ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký số người mua, đơn giá (nếu xuất theo báo cáo đối chiếu).

• Hoạt động casino, trò chơi điện tử có thưởng, hóa đơn ủy nhiệm và thương mại điện tử: Được miễn trừ một số chỉ tiêu về chữ ký số người mua, số định danh cá nhân hoặc chữ ký số người bán (đối với hóa đơn ủy nhiệm thì bên nhận ủy nhiệm thực hiện ký số).

Lời kết và khuyến nghị từ ATAX

Việc nắm vững các quy định về xử lý sai sót tỷ giá cũng như các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo hệ thống văn bản pháp luật mới (hiệu lực từ năm 2026) là vô cùng quan trọng đối với bộ phận kế toán. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử, cập nhật quy trình ký số và kiểm soát chặt chẽ các chỉ tiêu đặc thù theo từng lĩnh vực hoạt động để bảo đảm tuân thủ tối đa. Người trợ lý ATAX luôn đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong việc tháo gỡ các vướng mắc về thuế và kế toán chuyên nghiệp.

Liên hệ trực tiếp cho ATAX qua fanpage ĐẠI LÝ THUẾ NGƯỜI TRỢ LÝ hoặc liên hệ trực tiếp Hotline: 0988 168 368 để được tư vấn HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ.

Hướng dẫn xác định người phụ thuộc tính giảm trừ gia cảnh Thuế TNCN theo Công văn 6846/CT-QLNT