Quy định về thông báo biến động lao động và quản lý sổ lao động năm 2026

Trong bối cảnh môi trường pháp lý ngày càng thắt chặt, việc quản trị nhân sự và tuân thủ các quy định về lao động – tiền lương đóng vai trò tối quan trọng đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Để giúp các nhà quản lý và bộ phận kế toán – nhân sự chủ động trong việc thực hiện các thủ tục hành chính, Người trợ lý Atax xin tổng hợp và phân tích chi tiết các quy định pháp lý mới nhất áp dụng cho năm 2026 liên quan đến nghĩa vụ thông báo biến động lao động và thiết lập sổ quản lý lao động.

Quy định về trường hợp doanh nghiệp phải thông báo tình hình biến động lao động năm 2026

Nghĩa vụ báo cáo tình hình biến động nhân sự của người sử dụng lao động được quy định cụ thể tại Khoản 10 Điều 32 Nghị định số 374/2025/NĐ-CP. Theo đó, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thông báo về tình hình biến động lao động khi quy mô nhân sự có sự thay đổi thuộc trường hợp sau đây: Phát sinh tăng hoặc giảm từ 50 lao động trở lên.

Khi thuộc trường hợp nêu trên, doanh nghiệp có trách nhiệm lập thông báo theo Mẫu số 33 ban hành kèm theo Nghị định số 374/2025/NĐ-CP và nộp cho Tổ chức dịch vụ việc làm công nơi doanh nghiệp đặt trụ sở làm việc. Việc thông báo này giúp cơ quan nhà nước nắm bắt kịp thời thực trạng sử dụng lao động, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp các giải pháp tư vấn, điều tiết nhân sự phù hợp.

Chế tài xử phạt hành chính khi vi phạm nghĩa vụ thông báo biến động lao động

Việc không tuân thủ nghĩa vụ thông báo khi có biến động lao động từ 50 người trở lên là hành vi vi phạm pháp luật và sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Căn cứ theo Khoản 5 Điều 48 và Khoản 1 Điều 7 Nghị định số 283/2026/NĐ-CP, mức phạt tiền được áp dụng cụ thể như sau:

• Đối với người sử dụng lao động là cá nhân: Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi không thông báo với Tổ chức dịch vụ việc làm công khi có biến động lao động việc làm tại đơn vị theo quy định của pháp luật.

• Đối với người sử dụng lao động là tổ chức (doanh nghiệp): Mức phạt bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân, tương đương từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

Đây là một rủi ro tài chính và uy tín hoàn toàn có thể phòng tránh được nếu bộ phận nhân sự – kế toán theo dõi sát sao số lượng nhân sự tăng giảm trong kỳ để thực hiện báo cáo đúng thời hạn.

Trách nhiệm thiết lập và cập nhật Sổ quản lý lao động của doanh nghiệp

Bên cạnh nghĩa vụ thông báo biến động, doanh nghiệp còn phải thực hiện nghiêm túc việc lập và quản lý Sổ quản lý lao động ngay từ khi bắt đầu đi vào hoạt động. Quy định này được hướng dẫn chi tiết tại Điều 3 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP như sau:

Về thời hạn và hình thức:

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp phải lập sổ quản lý lao động đặt tại trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. Sổ quản lý lao động có thể được xây dựng dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử.

Về nội dung bắt buộc:

Sổ quản lý lao động phải ghi nhận và cập nhật đầy đủ các thông tin cơ bản của người lao động bao gồm: Họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, trình độ chuyên môn kỹ thuật, bậc trình độ kỹ năng nghề, vị trí việc làm, loại hợp đồng lao động, thời điểm bắt đầu làm việc, việc tham gia bảo hiểm xã hội, mức tiền lương, nâng bậc lương, số ngày nghỉ trong năm, số giờ làm thêm, tình hình học nghề/đào tạo, kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, và thời điểm cũng như lý do chấm dứt hợp đồng lao động.

Nghĩa vụ lưu trữ và xuất trình:

Doanh nghiệp có trách nhiệm cập nhật liên tục các thông tin trên kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc. Đồng thời, doanh nghiệp phải quản lý, sử dụng và sẵn sàng xuất trình Sổ quản lý lao động khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra từ cơ quan quản lý nhà nước về lao động và các cơ quan chức năng liên quan.

Kết luận

Việc tuân thủ các quy định về lao động không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt hành chính không đáng có mà còn xây dựng một hệ thống quản trị nội bộ minh bạch, chuyên nghiệp. Người trợ lý Atax khuyến nghị các doanh nghiệp cần chủ động rà soát quy trình theo dõi nhân sự, cập nhật kịp thời Sổ quản lý lao động và thực hiện các báo cáo biến động theo đúng quy định tại các Nghị định mới nhất. Hãy liên hệ với Atax để được tư vấn và hỗ trợ thiết lập hệ thống hồ sơ lao động chuẩn chỉnh, đúng pháp luật.

Liên hệ trực tiếp cho ATAX qua fanpage ĐẠI LÝ THUẾ NGƯỜI TRỢ LÝ hoặc liên hệ trực tiếp Hotline: 0988 168 368 để được tư vấn HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ.

Cập nhật 03 văn bản hợp nhất mới về Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và xử phạt vi phạm hành chính áp dụng từ 09/2026