Các sai sót thường gặp về thuế, hóa đơn trong thương mại điện tử, bán hàng đa kênh

Thương mại điện tử và bán hàng đa kênh đang trở thành mô hình kinh doanh phổ biến của nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Tuy nhiên, đặc thù phát sinh doanh thu trên nhiều nền tảng như website, sàn thương mại điện tử, mạng xã hội, livestream, ứng dụng giao hàng, đại lý cộng tác viên, ví điện tử và COD khiến công tác kế toán, thuế và hóa đơn dễ phát sinh sai sót.

Dưới góc nhìn kế toán chuyên nghiệp, Người trợ lý Atax tổng hợp các rủi ro thường gặp về thuế, hóa đơn trong hoạt động thương mại điện tử, đồng thời đưa ra khuyến nghị kiểm soát nhằm hỗ trợ người bán rà soát, hoàn thiện quy trình tuân thủ.

Ghi nhận thiếu doanh thu từ các kênh bán hàng

Sai sót phổ biến nhất trong mô hình bán hàng đa kênh là không tổng hợp đầy đủ doanh thu từ tất cả nguồn phát sinh. Doanh nghiệp có thể ghi nhận doanh thu trên phần mềm bán hàng nội bộ nhưng bỏ sót doanh thu từ sàn thương mại điện tử, đơn hàng COD, ví điện tử, tài khoản ngân hàng cá nhân, kênh livestream, cộng tác viên hoặc các chương trình affiliate.

Về nguyên tắc, doanh thu tính thuế phải được xác định trên cơ sở toàn bộ khoản tiền bán hàng, cung ứng dịch vụ phát sinh theo quy định của pháp luật thuế, không phụ thuộc vào việc tiền được nhận qua tài khoản nào hoặc phát sinh trên nền tảng nào. Trường hợp doanh nghiệp chỉ căn cứ vào dòng tiền thực nhận sau khi sàn thương mại điện tử đã trừ phí, chiết khấu, phí vận chuyển hoặc phí thanh toán thì có nguy cơ ghi nhận thiếu doanh thu.

Khuyến nghị của Atax: Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình đối soát định kỳ giữa báo cáo đơn hàng, báo cáo thanh toán, sao kê ngân hàng, báo cáo ví điện tử, báo cáo COD, báo cáo phí sàn và dữ liệu hóa đơn điện tử. Việc đối soát nên thực hiện tối thiểu theo tháng, đồng thời lưu trữ đầy đủ file đối soát để phục vụ giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

Xuất hóa đơn không đúng thời điểm

Theo nguyên tắc về hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa thường là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Đối với cung ứng dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn thường là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền trước, tùy trường hợp cụ thể.

Trong thực tế thương mại điện tử, nhiều người bán chỉ lập hóa đơn khi khách hàng yêu cầu, khi nhận được tiền từ sàn hoặc khi kết thúc kỳ đối soát. Cách làm này có thể dẫn đến sai thời điểm lập hóa đơn, đặc biệt đối với các đơn hàng đã giao thành công nhưng chưa được sàn thanh toán về tài khoản người bán.

Khuyến nghị của Atax: Cần xác định rõ mốc ghi nhận của từng loại giao dịch: đơn giao thành công, đơn hoàn, đơn hủy, đơn đổi trả, đơn thu hộ COD, đơn thanh toán qua sàn, đơn thanh toán trực tiếp. Doanh nghiệp nên tích hợp dữ liệu bán hàng với phần mềm hóa đơn điện tử để giảm rủi ro lập hóa đơn chậm hoặc bỏ sót hóa đơn.

Không lập hóa đơn đối với người mua là cá nhân

Một số đơn vị cho rằng bán hàng cho cá nhân tiêu dùng, khách lẻ hoặc khách không lấy hóa đơn thì không cần lập hóa đơn. Đây là nhận thức rủi ro. Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán có trách nhiệm lập hóa đơn theo quy định, bao gồm cả trường hợp người mua không yêu cầu lấy hóa đơn hoặc không cung cấp đầy đủ thông tin.

Đối với thương mại điện tử, việc không lập hóa đơn cho đơn hàng bán lẻ có thể làm phát sinh chênh lệch giữa doanh thu thực tế, doanh thu trên sàn, dòng tiền vào tài khoản và doanh thu đã kê khai thuế. Đây là một trong các điểm thường được cơ quan thuế lưu ý khi rà soát hoạt động bán hàng online.

Khuyến nghị của Atax: Người bán cần thiết kế quy trình lập hóa đơn cho toàn bộ giao dịch phát sinh, bao gồm cả khách hàng cá nhân. Trường hợp chưa có đủ thông tin mã số thuế hoặc địa chỉ của người mua, cần thực hiện theo hướng dẫn về nội dung hóa đơn đối với khách hàng không cung cấp thông tin, đồng thời bảo đảm dữ liệu hóa đơn khớp với doanh thu thực tế.

Nhầm lẫn giữa doanh thu gộp và tiền thực nhận

Trong bán hàng qua sàn thương mại điện tử, số tiền người bán thực nhận thường đã bị trừ nhiều khoản như phí hoa hồng, phí cố định, phí thanh toán, phí vận chuyển, phí quảng cáo, phí tài trợ hiển thị, voucher do người bán tài trợ hoặc các khoản bù trừ khác. Nếu kế toán chỉ ghi nhận số tiền thực nhận là doanh thu thì có thể ghi nhận thiếu doanh thu và đồng thời bỏ sót chi phí được trừ.

Về bản chất kế toán, doanh thu bán hàng cần được ghi nhận theo giá trị giao dịch với khách hàng, sau đó các khoản phí sàn, phí thanh toán, chi phí vận chuyển, chiết khấu, khuyến mại hoặc hoàn tiền được xử lý theo đúng bản chất từng khoản mục và có đầy đủ chứng từ hợp lệ.

Khuyến nghị của Atax: Cần tách bạch doanh thu gộp, khoản giảm trừ doanh thu, phí dịch vụ của sàn, chi phí vận chuyển, chi phí quảng cáo và số tiền thực nhận. Báo cáo đối soát của sàn phải được lưu cùng chứng từ kế toán để chứng minh cơ sở hạch toán.

Xử lý sai thuế giá trị gia tăng đối với hàng hóa, dịch vụ

Một số sai sót thường gặp về thuế giá trị gia tăng gồm: áp dụng sai thuế suất, không phân loại đúng hàng hóa dịch vụ chịu thuế và không chịu thuế, nhầm lẫn giữa thuế suất 8% và 10% trong các giai đoạn được giảm thuế, kê khai sai đầu ra đối với hàng khuyến mại, quà tặng, hàng đổi trả hoặc dịch vụ cung cấp qua nền tảng số.

Đối với doanh nghiệp bán nhiều nhóm hàng, rủi ro tăng cao nếu hệ thống bán hàng không gắn mã thuế suất theo từng mã sản phẩm. Khi thay đổi chính sách thuế suất, nếu không cập nhật kịp thời trên phần mềm bán hàng, phần mềm hóa đơn và bảng giá, dữ liệu hóa đơn có thể sai hàng loạt.

Khuyến nghị của Atax: Doanh nghiệp cần xây dựng danh mục hàng hóa, dịch vụ kèm thuế suất áp dụng; phân quyền cập nhật thuế suất; kiểm tra định kỳ các hóa đơn phát hành; đối chiếu giữa tờ khai thuế giá trị gia tăng, sổ doanh thu và dữ liệu hóa đơn điện tử.

Không xử lý đúng đơn hàng hủy, đổi trả, hoàn tiền

Thương mại điện tử có tỷ lệ hủy đơn, hoàn hàng, đổi hàng và hoàn tiền cao hơn mô hình bán hàng truyền thống. Nếu kế toán không theo dõi riêng các trạng thái đơn hàng, doanh thu và hóa đơn có thể bị sai lệch.

Các tình huống thường gặp gồm: đã xuất hóa đơn nhưng khách hoàn hàng; khách đổi sản phẩm khác giá; sàn hoàn tiền cho khách bằng voucher; người bán chịu phí vận chuyển hàng hoàn; hoặc đơn hàng bị hủy sau khi đã ghi nhận doanh thu. Mỗi trường hợp cần được xử lý theo đúng quy định về hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc chứng từ liên quan.

Khuyến nghị của Atax: Cần xây dựng quy trình xử lý sau bán hàng, trong đó quy định rõ trách nhiệm của bộ phận bán hàng, kho vận, chăm sóc khách hàng và kế toán. Mỗi giao dịch đổi trả cần có căn cứ gồm thông tin đơn hàng, biên bản hoặc xác nhận hoàn hàng, chứng từ nhập kho, chứng từ hoàn tiền và hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế nếu thuộc trường hợp phải lập.

Thiếu chứng từ hợp lệ cho chi phí quảng cáo, phí sàn và dịch vụ nền tảng

Hoạt động bán hàng online thường phát sinh chi phí quảng cáo trên mạng xã hội, chi phí chạy quảng cáo tìm kiếm, phí dịch vụ của sàn thương mại điện tử, phí xử lý thanh toán, chi phí thuê KOL/KOC, chi phí livestream, chi phí affiliate và phần mềm quản lý bán hàng. Nếu thiếu hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán hoặc chứng từ khấu trừ thuế phù hợp, doanh nghiệp có thể không đủ điều kiện tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Đối với dịch vụ mua từ nhà cung cấp nước ngoài hoặc nền tảng xuyên biên giới, doanh nghiệp cần lưu ý nghĩa vụ thuế nhà thầu hoặc cơ chế kê khai, nộp thuế của nhà cung cấp nước ngoài tại Việt Nam theo quy định hiện hành. Việc thanh toán bằng thẻ cá nhân hoặc tài khoản không thuộc doanh nghiệp cũng làm tăng rủi ro chứng minh chi phí.

Khuyến nghị của Atax: Trước khi phát sinh chi phí nền tảng, cần xác định nhà cung cấp là tổ chức trong nước hay nước ngoài, chứng từ được cung cấp là hóa đơn điện tử Việt Nam hay chứng từ thương mại quốc tế, phương thức thanh toán và nghĩa vụ thuế liên quan. Doanh nghiệp nên hạn chế dùng tài khoản cá nhân để chi trả chi phí của doanh nghiệp.

Sử dụng tài khoản cá nhân để nhận tiền bán hàng

Nhiều chủ doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân bán hàng online sử dụng tài khoản cá nhân để nhận tiền từ khách hàng, COD, ví điện tử hoặc sàn thương mại điện tử. Việc này gây khó khăn cho công tác đối soát, làm lẫn lộn dòng tiền cá nhân và dòng tiền kinh doanh, đồng thời tạo rủi ro khi cơ quan thuế rà soát doanh thu.

Đối với doanh nghiệp, việc khách hàng thanh toán vào tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp hoặc nhân viên có thể làm phát sinh vấn đề về kiểm soát nội bộ, công nợ, chứng từ thanh toán và tính minh bạch của dòng tiền.

Khuyến nghị của Atax: Nên sử dụng tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc tài khoản đã đăng ký phục vụ hoạt động kinh doanh. Trường hợp có sử dụng tài khoản cá nhân trong giai đoạn đầu, cần có quy chế thu hộ, bảng đối soát và chứng từ chuyển nộp đầy đủ về tài khoản kinh doanh.

Chưa phân biệt đúng nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh

Mỗi chủ thể kinh doanh có cơ chế thuế và chế độ hóa đơn, chứng từ khác nhau. Doanh nghiệp thường thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể áp dụng phương pháp kê khai hoặc phương pháp khoán, tùy điều kiện và quy mô. Cá nhân kinh doanh có doanh thu từ hoạt động thương mại điện tử cần xác định nghĩa vụ thuế theo quy định về thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân.

Sai sót thường gặp là cá nhân bán hàng online có doanh thu lớn nhưng không đăng ký thuế, không kê khai, không nộp thuế; hoặc doanh nghiệp dùng tài khoản cá nhân để bán hàng nhằm tách doanh thu khỏi hệ thống kế toán. Đây là nhóm rủi ro cần được xử lý sớm để tránh truy thu, tiền chậm nộp và xử phạt hành chính về thuế.

Khuyến nghị của Atax: Người bán cần xác định đúng tư cách pháp lý của hoạt động kinh doanh: cá nhân, hộ kinh doanh hay doanh nghiệp. Khi quy mô doanh thu tăng, nên cân nhắc chuyển đổi mô hình tổ chức để bảo đảm quản trị thuế, hóa đơn, chi phí và trách nhiệm pháp lý phù hợp.

Không lưu trữ đầy đủ dữ liệu điện tử và hồ sơ đối soát

Hoạt động thương mại điện tử tạo ra khối lượng dữ liệu lớn nhưng dữ liệu có thể bị thay đổi, mất quyền truy cập hoặc chỉ lưu trên nền tảng của bên thứ ba. Nếu người bán không tải và lưu trữ định kỳ báo cáo đơn hàng, báo cáo thanh toán, báo cáo phí, sao kê ví điện tử, thông tin vận đơn, biên bản đối soát COD và lịch sử hoàn tiền, việc giải trình doanh thu và chi phí sẽ gặp khó khăn.

Khuyến nghị của Atax: Doanh nghiệp cần thiết lập chính sách lưu trữ dữ liệu điện tử theo kỳ, tối thiểu gồm báo cáo đơn hàng, báo cáo giao hàng, báo cáo thanh toán, báo cáo phí nền tảng, hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào, chứng từ hoàn trả và bảng đối chiếu kế toán. Dữ liệu nên được lưu tại hệ thống nội bộ hoặc kho lưu trữ có phân quyền, không chỉ phụ thuộc vào tài khoản trên sàn.

Checklist rà soát dành cho kế toán thương mại điện tử

Kế toán phụ trách mô hình thương mại điện tử nên rà soát tối thiểu các nội dung sau: danh sách toàn bộ kênh bán hàng đang hoạt động; tài khoản ngân hàng, ví điện tử và tài khoản nhận tiền; báo cáo đơn hàng theo từng nền tảng; báo cáo thanh toán và phí sàn; quy trình lập hóa đơn điện tử; trạng thái đơn hủy, đơn hoàn, đơn đổi; danh mục thuế suất theo từng sản phẩm; hồ sơ chi phí quảng cáo và phí nền tảng; nghĩa vụ thuế của cá nhân, cộng tác viên, KOL/KOC; và chính sách lưu trữ dữ liệu điện tử.

Việc rà soát cần được thực hiện thường xuyên, không chỉ khi có yêu cầu từ cơ quan thuế. Đối với doanh nghiệp có số lượng đơn hàng lớn, nên áp dụng phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng và công cụ kết nối hóa đơn điện tử để hạn chế thao tác thủ công.

Khuyến nghị tổng quát từ Người trợ lý Atax

Thứ nhất, chuẩn hóa dữ liệu bán hàng ngay từ đầu. Mỗi đơn hàng cần có mã đơn, kênh bán, trạng thái giao hàng, trạng thái thanh toán, thông tin hóa đơn, phí liên quan và dữ liệu hoàn trả nếu có.

Thứ hai, phân tách rõ doanh thu, khoản giảm trừ doanh thu và chi phí. Không nên hạch toán theo số tiền thực nhận nếu bản chất giao dịch phát sinh doanh thu gộp và các khoản phí riêng biệt.

Thứ ba, quản lý hóa đơn điện tử theo quy trình thống nhất. Hóa đơn cần được lập đúng thời điểm, đúng giá trị, đúng thuế suất và xử lý điều chỉnh kịp thời khi có phát sinh đổi trả, hủy đơn hoặc hoàn tiền.

Thứ tư, lưu trữ chứng từ điện tử đầy đủ. Báo cáo từ sàn thương mại điện tử, vận đơn, sao kê ngân hàng, biên bản đối soát, hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra và hồ sơ hoàn tiền đều là căn cứ quan trọng khi giải trình.

Thứ năm, rà soát nghĩa vụ thuế theo mô hình kinh doanh thực tế. Người bán là doanh nghiệp, hộ kinh doanh hay cá nhân kinh doanh cần thực hiện đúng nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và sử dụng hóa đơn, chứng từ tương ứng.

Kết luận

Thương mại điện tử giúp mở rộng doanh thu nhưng cũng làm tăng độ phức tạp trong quản trị thuế, hóa đơn và kế toán. Các sai sót thường không đến từ một giao dịch riêng lẻ mà xuất phát từ hệ thống dữ liệu thiếu liên kết, quy trình đối soát chưa đầy đủ và nhận thức chưa đúng về nghĩa vụ hóa đơn, thuế.

Người trợ lý Atax khuyến nghị người bán online, doanh nghiệp bán hàng đa kênh và bộ phận kế toán cần chủ động xây dựng hệ thống kiểm soát doanh thu, hóa đơn, chi phí và dữ liệu điện tử. Việc tuân thủ đúng ngay từ đầu sẽ giúp giảm rủi ro bị truy thu thuế, xử phạt về hóa đơn, loại chi phí và sai lệch báo cáo tài chính.

Bài viết liên quan Bán hàng trên sàn thương mại điện tử có phải kê khai thuế không?