Mẫu bảng kê chi tiết hóa đơn và hướng dẫn lập đúng chuẩn Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Việc áp dụng bảng kê chi tiết kèm theo hóa đơn điện tử như thế nào cho đúng chuẩn pháp luật là nội dung quan trọng mà kế toán viên cần nắm rõ nhằm hạn chế tối đa rủi ro xử phạt vi phạm hành chính về thuế. Trong công tác quản lý tài chính – kế toán, việc lập và quản lý hóa đơn điện tử đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý hiện hành. Một trong những vấn đề phát sinh phổ biến trong thực tế nghiệp vụ là việc xử lý các giao dịch có danh mục hàng hóa, dịch vụ phát sinh lớn hoặc mang tính chất đặc thù. Bài viết này người trợ lý Atax sẽ hướng dẫn lập đúng theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Khái niệm và mục đích sử dụng bảng kê chi tiết hóa đơn

Bảng kê chi tiết kèm theo hóa đơn là tài liệu tổng hợp thông tin chi tiết về danh mục hàng hóa, dịch vụ được lập kèm theo hóa đơn nhằm làm rõ số lượng, đơn giá, thành tiền và các chỉ tiêu liên quan. Về mặt quản trị tài chính, bảng kê đóng vai trò chứng từ đối chiếu dữ liệu giữa người bán và người mua, phục vụ công tác hạch toán kế toán, kê khai thuế GTGT và kiểm tra của cơ quan quản lý nhà nước.

Bảng kê chi tiết theo hóa đơn giá trị gia tăng được thực hiện theo mẫu sau

Quy định pháp lý hiện hành về việc sử dụng bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử

Căn cứ khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (và các văn bản hướng dẫn, sửa đổi bổ sung hiện hành như Nghị định 254/2026/NĐ-CP), pháp luật quy định rất rõ ràng: việc lập bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử không được áp dụng tùy tiện cho mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thông thường.

Các trường hợp đặc thù được phép lập bảng kê kèm hóa đơn điện tử

Việc sử dụng bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử chỉ được thực hiện đối với một số nhóm hàng hóa, dịch vụ đặc thù được phép lập hóa đơn sau khi đối soát dữ liệu kỳ theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, bao gồm: dịch vụ điện, nước, viễn thông, công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, bưu chính chuyển phát, dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ khám chữa bệnh và các trường hợp dịch vụ phát sinh định kỳ khác theo quy định. Bảng kê phải được lưu giữ cùng hóa đơn điện tử để phục vụ công tác tra cứu, kiểm tra của cơ quan thuế.

Phân biệt quy định giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy trước đây

Trước đây, theo Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi bán hàng hóa dịch vụ vượt quá số dòng trên một tờ hóa đơn giấy, người bán được phép lập bảng kê kèm theo. Tuy nhiên, quy định này chỉ áp dụng đối với hóa đơn giấy trong giai đoạn văn bản còn hiệu lực. Khi chuyển sang hệ thống hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp phải tuân thủ đúng phạm vi đối tượng được phép lập bảng kê, không được áp dụng cơ chế của hóa đơn giấy cho hóa đơn điện tử.

Nội dung bắt buộc và các chỉ tiêu cần thể hiện trên bảng kê chi tiết

Mặc dù pháp luật không quy định một mẫu bảng kê chuẩn bắt buộc áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp, tuy nhiên để bảo đảm tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán, một bảng kê chi tiết cần thể hiện đầy đủ các thông tin tối thiểu sau:

Tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị bán hàng và đơn vị mua hàng

Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền

Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT và tổng cộng tiền thanh toán

Số hóa đơn, ngày tháng năm lập hóa đơn đi kèm

Chữ ký xác nhận của người lập và đại diện hợp pháp của doanh nghiệp (nếu có).

Nguyên tắc lập và lưu trữ bảng kê chi tiết chuẩn xác

Khi lập bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi:

Thứ nhất, số liệu tổng cộng về doanh thu, thuế GTGT và tổng tiền thanh toán trên bảng kê phải khớp đúng tuyệt đối 100% với số liệu ghi trên hóa đơn điện tử tương ứng.

Thứ hai, nội dung diễn giải hàng hóa dịch vụ phải rõ ràng, có căn cứ đối soát dữ liệu. Thứ ba, bảng kê phải được lưu trữ điện tử cùng tập tin hóa đơn (XML/PDF) trong thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán theo Luật Kế toán nhằm phục vụ giải trình thuế sau này.

Quy định về bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ

Trong cơ chế quản lý hóa đơn điện tử hiện hành, doanh nghiệp không còn phải lập và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/HĐG) hay Bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ theo định kỳ quý/tháng như giai đoạn sử dụng hóa đơn giấy. Toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử đã được truyền nhận trực tiếp về hệ thống dữ liệu của Tổng cục Thuế, giúp giảm thiểu thủ tục hành chính cho người nộp thuế.

Xử lý trường hợp bán lẻ cho khách hàng không lấy hóa đơn

Người trợ lý Atax xin lưu ý: Khi bán hàng hóa, dịch vụ cho cá nhân không lấy hóa đơn, doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ xuất hóa đơn điện tử theo từng lần bán hàng theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Việc khách hàng không lấy hóa đơn không phải là căn cứ pháp lý để doanh nghiệp tự ý gom doanh thu lập bảng kê bán lẻ thay thế cho hóa đơn điện tử (trừ các đối tượng bán lẻ đặc thù có quy định riêng như siêu thị, xăng dầu, tem vé thẻ…).

Việc thấu hiểu và thực thi đúng các quy định pháp luật về bảng kê hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán minh bạch, chuẩn chỉnh và an toàn trước các kỳ thanh tra, kiểm tra thuế. Người trợ lý Atax luôn sẵn sàng đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong việc tư vấn, cập nhật chính sách thuế và tối ưu hóa quy trình kế toán chuyên nghiệp.

Xem thêm Ngừng áp dụng quy định hủy hóa đơn điện tử theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP