Doanh nghiệp mua hàng không có hóa đơn và hướng dẫn cách xử lý từ Atax
Atax xin chào quý doanh nghiệp và các bạn đồng nghiệp kế toán. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, việc mua hàng không có hóa đơn là nghiệp vụ thường xuyên phát sinh, đòi hỏi bộ phận kế toán phải thực hiện đúng quy trình chứng từ để đảm bảo các khoản chi được tính vào chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế.
Các trường hợp doanh nghiệp được phép mua hàng không có hóa đơn
Căn cứ theo quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP, Atax lưu ý doanh nghiệp được phép mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn trong hai nhóm đối tượng cụ thể sau đây:
- Trường hợp 1: Mua hàng từ cá nhân hoặc hộ gia đình không kinh doanh. Các mặt hàng này bao gồm: nông sản, lâm sản, thủy hải sản do người dân trực tiếp sản xuất hoặc đánh bắt; các sản phẩm thủ công mỹ nghệ làm từ tre, nứa, cói, mây, rơm; phế liệu từ người thu nhặt trực tiếp hoặc các tài sản cá nhân bán ra.
- Trường hợp 2: Mua hàng từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng (ví dụ hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm). Đối với nhóm này, người bán không có nghĩa vụ phải xuất hóa đơn cho doanh nghiệp.
Hồ sơ chứng từ và quy định về thanh toán
Để khoản chi phí mua hàng không hóa đơn được cơ quan thuế chấp thuận, Atax khuyến nghị doanh nghiệp cần hoàn thiện bộ hồ sơ kế toán chặt chẽ và tuân thủ các quy định về thanh toán như sau:
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ: Doanh nghiệp phải lập bảng kê thu mua không có hóa đơn. Văn bản này cần có chữ ký xác nhận và chịu trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.
- Chứng từ thanh toán: Đối với các giao dịch có giá trị dưới 5 triệu đồng trong ngày, doanh nghiệp có thể sử dụng chứng từ thanh toán bằng tiền mặt như phiếu chi, hóa đơn bán lẻ.
- Quy định thanh toán không dùng tiền mặt: Theo Thông tư 20, trường hợp giá trị mua hàng trong ngày từ 5 triệu đồng trở lên với cùng một người bán, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt (ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, sao kê ngân hàng).
- Chứng từ bổ sung: Khuyến khích doanh nghiệp chuẩn bị thêm hợp đồng mua bán và biên bản bàn giao hàng hóa để tăng tính minh bạch và pháp lý cho giao dịch.
Dưới đây là bảng tổng hợp quy định thanh toán để quý khách hàng dễ dàng theo dõi:
Kế toán cần lưu ý rằng bảng kê thu mua là căn cứ quan trọng nhất để giải trình với cơ quan thuế. Do đó, mọi thông tin về người bán, số lượng và đơn giá phải đảm bảo tính trung thực và chính xác tuyệt đối. Atax luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc chuẩn hóa sổ sách và minh bạch tài chính.
Xem thêm Hóa đơn điện tử Hộ kinh doanh bắt buộc ghi thông tin mã địa điểm kinh doanh từ 29/05/2026
