Trong hoạt động thương mại, doanh nghiệp thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo, dùng thử, tặng khách hàng, tặng đối tác hoặc tặng người lao động. Đây là nhóm nghiệp vụ có rủi ro kế toán và thuế tương đối cao vì liên quan đồng thời đến hàng tồn kho, chi phí được trừ, hóa đơn điện tử, thuế giá trị gia tăng và hồ sơ chứng minh mục đích kinh doanh.
Tài khoản 156 dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của hàng hóa tại doanh nghiệp. Hàng hóa ở đây được hiểu là các loại vật tư, sản phẩm, hàng mua về để bán trong hoạt động thương mại, bao gồm hàng đang lưu kho, hàng tại quầy, hàng tại đơn vị phụ thuộc hoặc địa điểm kinh doanh nếu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi hàng hóa được xuất ra để bán, khuyến mại, quảng cáo, cho, biếu, tặng hoặc phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán phải căn cứ bản chất giao dịch để ghi giảm Tài khoản 156 và ghi nhận vào tài khoản chi phí, giá vốn, doanh thu hoặc quỹ liên quan.
Nguyên tắc quan trọng nhất khi hạch toán hàng hóa khuyến mại, quảng cáo, cho, biếu, tặng là phải xác định đúng bản chất nghiệp vụ. Không phải mọi trường hợp xuất hàng không thu tiền đều hạch toán giống nhau. Hàng khuyến mại không kèm điều kiện mua hàng có cách ghi nhận khác với hàng khuyến mại kèm điều kiện mua hàng. Hàng tặng khách hàng phục vụ bán hàng có cách xử lý khác với hàng tặng người lao động từ quỹ khen thưởng, phúc lợi. Hàng biếu tặng không phục vụ hoạt động kinh doanh cũng cần được xem xét riêng về tính hợp lý của chi phí và nghĩa vụ thuế.
Về căn cứ pháp lý và quản trị, doanh nghiệp cần đối chiếu chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng, quy định về hóa đơn điện tử, quy định về thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp và pháp luật thương mại về khuyến mại. Đối với chương trình khuyến mại, doanh nghiệp cần lưu ý quy định về thông báo hoặc đăng ký khuyến mại theo từng hình thức thực hiện. Về kế toán, việc ghi nhận cần dựa trên hồ sơ kế toán hợp pháp, hợp lệ, gồm quyết định hoặc kế hoạch chương trình, chứng từ nhập xuất kho, hóa đơn, hợp đồng, danh sách khách hàng nhận hàng, biên bản giao nhận và các tài liệu liên quan.
Khi mua hàng hóa nhập kho để bán hoặc để sử dụng cho chương trình khuyến mại, quảng cáo, kế toán ghi nhận theo giá gốc. Trường hợp doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ và hàng hóa mua vào dùng cho hoạt động chịu thuế, thuế giá trị gia tăng đầu vào đủ điều kiện được khấu trừ sẽ ghi nhận vào Tài khoản 133. Bút toán thông thường: Nợ Tài khoản 156 theo giá mua chưa có thuế giá trị gia tăng, Nợ Tài khoản 133 nếu được khấu trừ, Có Tài khoản 111, 112 hoặc 331 theo tổng giá thanh toán.
Trường hợp hàng hóa mua vào dùng cho hoạt động không chịu thuế giá trị gia tăng, dùng cho mục đích không đủ điều kiện khấu trừ hoặc thuế đầu vào không được khấu trừ theo quy định, kế toán không ghi nhận vào Tài khoản 133 mà tính phần thuế không được khấu trừ vào nguyên giá hàng hóa hoặc chi phí tùy từng trường hợp cụ thể. Đây là điểm doanh nghiệp cần kiểm tra ngay từ khâu mua hàng để tránh sai lệch giữa sổ kế toán và hồ sơ thuế.
Đối với hàng hóa xuất khuyến mại, quảng cáo không thu tiền và không kèm điều kiện khách hàng phải mua hàng hóa, dịch vụ khác, bản chất giao dịch là doanh nghiệp phát sinh chi phí bán hàng nhằm quảng bá sản phẩm, phát triển thị trường hoặc thúc đẩy doanh số. Khi xuất kho, kế toán ghi: Nợ Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng, Có Tài khoản 156 – Hàng hóa. Trị giá ghi nhận là giá vốn của hàng hóa xuất kho theo phương pháp tính giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp đang áp dụng.
Về thuế giá trị gia tăng, nếu hàng hóa khuyến mại, quảng cáo được thực hiện đúng quy định của pháp luật về thương mại thì giá tính thuế giá trị gia tăng đối với hàng khuyến mại có thể được xác định bằng 0 theo quy định thuế hiện hành. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần lập hóa đơn theo quy định về hóa đơn điện tử, thể hiện rõ hàng khuyến mại, hàng quảng cáo hoặc hàng mẫu. Nếu chương trình không đáp ứng điều kiện về khuyến mại theo pháp luật thương mại, doanh nghiệp có thể phải xác định thuế giá trị gia tăng đầu ra như hàng hóa cho, biếu, tặng thông thường.
Đối với hàng khuyến mại có điều kiện, ví dụ khách hàng mua một số lượng hàng nhất định sẽ được tặng thêm hàng hoặc mua sản phẩm chính được nhận sản phẩm kèm theo, kế toán cần xử lý theo bản chất giao dịch bán hàng có nhiều nghĩa vụ cung cấp. Tổng số tiền thu được từ khách hàng phải được phân bổ hợp lý cho cả hàng bán chính và hàng khuyến mại kèm theo nếu chế độ kế toán yêu cầu ghi nhận doanh thu theo giá trị phân bổ. Khi xuất kho hàng khuyến mại trong trường hợp này, kế toán ghi nhận vào giá vốn hàng bán: Nợ Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán, Có Tài khoản 156 – Hàng hóa.
Ví dụ, doanh nghiệp thực hiện chương trình mua 10 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm cùng loại. Khách hàng thanh toán tiền cho 10 sản phẩm nhưng thực tế nhận 11 sản phẩm. Về kế toán quản trị, doanh nghiệp cần xác định doanh thu phân bổ cho toàn bộ 11 sản phẩm được chuyển giao, đồng thời ghi nhận giá vốn của cả 11 sản phẩm xuất kho. Cách xử lý này giúp phản ánh đúng bản chất chiết khấu bằng hàng hóa và tránh ghi nhận thiếu giá vốn.
Đối với hàng hóa xuất tặng khách hàng, đối tác, đại lý, nhà phân phối nhằm phục vụ hoạt động bán hàng, chăm sóc khách hàng hoặc duy trì quan hệ thương mại, kế toán thường ghi nhận giá vốn hàng xuất tặng vào chi phí bán hàng. Bút toán: Nợ Tài khoản 641, Có Tài khoản 156. Nếu hàng tặng liên quan đến hoạt động quản lý chung, hội nghị, sự kiện doanh nghiệp hoặc hoạt động đối ngoại của bộ phận quản lý, kế toán có thể xem xét ghi nhận vào Tài khoản 642 nếu phù hợp bản chất và hồ sơ chứng từ.
Khi xuất hàng cho, biếu, tặng khách hàng, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý nghĩa vụ hóa đơn và thuế giá trị gia tăng. Nếu hàng tặng không thuộc chương trình khuyến mại hợp lệ theo quy định thương mại, doanh nghiệp thường phải lập hóa đơn và tính thuế giá trị gia tăng đầu ra theo giá tính thuế của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh. Khi đó, ngoài bút toán ghi giảm hàng tồn kho, kế toán ghi nhận thuế giá trị gia tăng đầu ra vào chi phí: Nợ Tài khoản 641 hoặc 642, Có Tài khoản 3331.
Ví dụ: doanh nghiệp xuất tặng khách hàng một lô hàng có giá vốn 5.000.000 đồng, giá bán chưa thuế của hàng hóa cùng loại tại thời điểm tặng là 7.000.000 đồng, thuế suất thuế giá trị gia tăng là 10%. Nếu đây không phải chương trình khuyến mại hợp lệ được áp dụng giá tính thuế bằng 0, kế toán ghi: Nợ Tài khoản 641: 5.000.000 đồng, Có Tài khoản 156: 5.000.000 đồng. Đồng thời ghi nhận thuế giá trị gia tăng đầu ra: Nợ Tài khoản 641: 700.000 đồng, Có Tài khoản 3331: 700.000 đồng.
Đối với hàng hóa xuất tặng người lao động từ quỹ khen thưởng, phúc lợi, kế toán cần căn cứ nguồn chi trả. Nếu doanh nghiệp sử dụng quỹ khen thưởng, phúc lợi để tặng hàng hóa cho người lao động, nghiệp vụ này thường được phản ánh giảm quỹ và ghi nhận doanh thu, thuế giá trị gia tăng đầu ra nếu thuộc đối tượng chịu thuế, đồng thời ghi nhận giá vốn hàng xuất kho. Bút toán có thể gồm: Nợ Tài khoản 353 theo tổng giá thanh toán, Có Tài khoản 511 theo giá chưa thuế, Có Tài khoản 3331 theo thuế giá trị gia tăng đầu ra; đồng thời ghi Nợ Tài khoản 632, Có Tài khoản 156 theo giá vốn hàng hóa.
Trường hợp doanh nghiệp xuất hàng hóa dùng nội bộ để phục vụ tiếp hoạt động sản xuất, kinh doanh, ví dụ xuất hàng làm vật mẫu phục vụ bán hàng, xuất hàng phục vụ bộ phận quảng cáo, trưng bày, đào tạo bán hàng hoặc sử dụng cho bộ phận quản lý, kế toán căn cứ mục đích sử dụng để ghi nhận vào chi phí phù hợp. Bút toán cơ bản: Nợ Tài khoản 641, 642, 627 hoặc tài khoản chi phí liên quan, Có Tài khoản 156. Nếu việc sử dụng nội bộ không làm phát sinh giao dịch bán hàng độc lập thì không ghi nhận doanh thu.
Đối với hàng hóa xuất biếu tặng, tài trợ, viện trợ không phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán cần đánh giá tính chất khoản chi. Nếu không đáp ứng điều kiện là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản chi có thể phải theo dõi riêng để loại trừ khi quyết toán thuế. Về kế toán, tùy bản chất, doanh nghiệp có thể ghi nhận vào chi phí khác hoặc chi phí liên quan, đồng thời ghi giảm Tài khoản 156. Nếu phát sinh thuế giá trị gia tăng đầu ra, kế toán phải ghi nhận Tài khoản 3331 theo đúng quy định.
Đối với hàng hóa doanh nghiệp nhận được từ nhà cung cấp dưới hình thức khuyến mại, kế toán cần phân biệt hai trường hợp. Trường hợp hàng khuyến mại gắn trực tiếp với giao dịch mua hàng, ví dụ mua 10 được tặng 1 và doanh nghiệp có quyền sở hữu toàn bộ 11 sản phẩm, tổng giá mua thực tế thường được phân bổ cho toàn bộ số lượng hàng nhận được để xác định đơn giá nhập kho bình quân của lô hàng. Bút toán ghi nhận tổng giá trị phải trả cho nhà cung cấp vào Tài khoản 156 và Tài khoản 133 nếu đủ điều kiện khấu trừ, không ghi nhận riêng doanh thu khác nếu bản chất là giảm giá vốn hàng mua.
Trường hợp doanh nghiệp nhận hàng khuyến mại độc lập, không kèm nghĩa vụ thanh toán hoặc không gắn với một lô hàng mua cụ thể, nếu doanh nghiệp có quyền sở hữu và có thể bán hoặc sử dụng hàng hóa đó, kế toán cần xem xét ghi nhận hàng tồn kho theo giá trị hợp lý có thể xác định được và ghi nhận thu nhập khác. Bút toán thường gặp: Nợ Tài khoản 156, Có Tài khoản 711. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần có đầy đủ hồ sơ chứng minh quyền sở hữu, hóa đơn hoặc chứng từ hợp pháp, biên bản giao nhận và căn cứ xác định giá trị hợp lý.
Nếu doanh nghiệp chỉ nhận hàng khuyến mại từ nhà cung cấp để chuyển giao lại cho khách hàng theo chương trình của nhà cung cấp, không có quyền sở hữu, không được định đoạt và chỉ đóng vai trò giữ hộ hoặc phân phối hộ, doanh nghiệp không ghi nhận vào Tài khoản 156 như hàng hóa thuộc sở hữu của mình. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần theo dõi ngoài bảng hoặc theo dõi quản trị riêng về số lượng nhận, số lượng đã giao, số lượng còn tồn và hồ sơ đối soát với nhà cung cấp.
Về chứng từ kế toán, một bộ hồ sơ hàng khuyến mại, quảng cáo, cho, biếu, tặng nên có tối thiểu các tài liệu sau: quyết định hoặc phê duyệt chương trình của người có thẩm quyền; thể lệ chương trình; thông báo hoặc đăng ký khuyến mại nếu thuộc trường hợp phải thực hiện theo pháp luật thương mại; hợp đồng hoặc thỏa thuận với khách hàng, đại lý, nhà phân phối nếu có; phiếu xuất kho; hóa đơn điện tử; biên bản giao nhận; danh sách người nhận hàng; tài liệu truyền thông, hình ảnh, bằng chứng thực hiện chương trình; bảng tổng hợp chi phí và đối chiếu tồn kho.
Về thuế thu nhập doanh nghiệp, chi phí hàng khuyến mại, quảng cáo, cho, biếu, tặng có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện chung: khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn mua vào thuộc diện bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định hiện hành; và không thuộc danh mục chi phí không được trừ. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc thiếu hồ sơ chương trình hoặc thiếu chứng từ giao nhận là nguyên nhân phổ biến dẫn đến rủi ro bị loại chi phí.
Về kiểm soát nội bộ, Atax khuyến nghị doanh nghiệp xây dựng quy trình riêng cho hàng khuyến mại, quảng cáo, cho, biếu, tặng. Quy trình nên quy định rõ bộ phận đề xuất, người phê duyệt, định mức hàng xuất, đối tượng nhận, thời gian thực hiện, phương thức giao hàng, trách nhiệm lập hóa đơn, trách nhiệm lưu hồ sơ và thời hạn đối chiếu sau chương trình. Kế toán kho, kế toán thuế và bộ phận kinh doanh cần phối hợp ngay từ đầu để tránh tình trạng hàng đã giao nhưng chưa lập hóa đơn hoặc chứng từ không phản ánh đúng bản chất.
Một sai sót thường gặp là doanh nghiệp xuất hàng tặng khách hàng nhưng không lập hóa đơn vì cho rằng không thu tiền thì không cần hóa đơn. Đây là cách hiểu không an toàn. Theo quy định về hóa đơn, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo, cho, biếu, tặng vẫn phải được lập hóa đơn, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định. Nội dung hóa đơn cần thể hiện rõ tính chất hàng khuyến mại, quảng cáo hoặc hàng tặng để phục vụ giải trình thuế.
Sai sót thứ hai là hạch toán toàn bộ hàng khuyến mại vào chi phí bán hàng mà không phân biệt chương trình có điều kiện hay không có điều kiện. Đối với chương trình mua hàng được nhận hàng tặng, bản chất có thể là một giao dịch bán hàng có nhiều hàng hóa được chuyển giao, do đó cần xem xét việc phân bổ doanh thu và ghi nhận giá vốn phù hợp. Nếu kế toán ghi nhận sai, doanh thu, giá vốn, biên lợi nhuận và hàng tồn kho đều có thể bị sai lệch.
Sai sót thứ ba là không xác định thuế giá trị gia tăng đầu ra đối với hàng cho, biếu, tặng không thuộc chương trình khuyến mại hợp lệ. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ hàng khuyến mại theo đúng pháp luật thương mại với hàng tặng thông thường. Nếu không đủ điều kiện áp dụng giá tính thuế bằng 0, kế toán phải xác định giá tính thuế và kê khai thuế giá trị gia tăng đầu ra theo quy định.
Sai sót thứ tư là nhận hàng khuyến mại từ nhà cung cấp nhưng không ghi nhận hoặc ghi nhận sai giá trị hàng tồn kho. Trường hợp hàng nhận thêm làm giảm đơn giá thực tế của lô hàng mua, kế toán cần phân bổ lại giá mua cho tổng số lượng hàng thực nhận. Trường hợp hàng nhận độc lập thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, cần xem xét ghi nhận hàng tồn kho và thu nhập khác nếu xác định được giá trị hợp lý.
Tóm lại, khi hạch toán hàng hóa khuyến mại, quảng cáo, cho, biếu, tặng liên quan đến Tài khoản 156, doanh nghiệp cần trả lời bốn câu hỏi trước khi định khoản: hàng hóa có thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp không; hàng xuất ra có kèm điều kiện mua hàng hay không; chương trình có đáp ứng quy định về khuyến mại để áp dụng chính sách thuế phù hợp không; và khoản chi có đủ hồ sơ để được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp không. Việc xác định đúng ngay từ đầu sẽ giúp sổ kế toán phản ánh trung thực, hạn chế rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế.
Đại lý thuế Atax khuyến nghị doanh nghiệp không nên xử lý nghiệp vụ hàng khuyến mại, quảng cáo, cho, biếu, tặng theo thói quen hoặc theo một bút toán cố định cho mọi trường hợp. Mỗi chương trình cần được rà soát về hồ sơ pháp lý, bản chất kế toán, nghĩa vụ hóa đơn và ảnh hưởng thuế. Nếu doanh nghiệp phát sinh thường xuyên các chương trình khuyến mại, tặng hàng, hàng mẫu hoặc hàng tài trợ, nên thiết lập mã chương trình, mã kho, tài khoản chi tiết và bảng đối chiếu riêng để kiểm soát đầy đủ chi phí, doanh thu, thuế và tồn kho.
Xem thêm 6 cách tính giá thành sản phẩm chi tiết Doanh nghiệp cần biết
