Hướng dẫn thủ tục đăng ký thuế lần đầu cho cá nhân và người phụ thuộc từ năm 2026

Kể từ ngày 08/5/2026, quy trình thực hiện thủ tục đăng ký thuế lần đầu đối với cá nhân và người phụ thuộc sẽ được điều chỉnh theo các quy định mới nhất tại Quyết định 1109/QĐ-BTC. Việc nắm bắt kịp thời các thay đổi này là yêu cầu bắt buộc đối với đội ngũ kế toán và người nộp thuế nhằm đảm bảo tính tuân thủ pháp luật, hạn chế rủi ro hành chính và thực hiện đúng nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước.

Trình tự thực hiện đăng ký thuế lần đầu theo Quyết định 1109/QĐ-BTC

Quy trình đăng ký được chuẩn hóa thành các bước cụ thể để tối ưu hóa hiệu quả quản lý và tiết kiệm thời gian cho người nộp thuế (NNT):

Bước 1: Lập và gửi hồ sơ đăng ký thuế

• Đối với hộ gia đình, cá nhân kinh doanh: Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh, NNT thực hiện nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi đặt địa điểm kinh doanh. Trường hợp kinh doanh không có địa điểm cố định, hồ sơ nộp tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
• Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công (ủy quyền qua đơn vị chi trả): Cá nhân hoàn thiện hồ sơ và gửi cho cơ quan chi trả thu nhập. Đơn vị chi trả có trách nhiệm tổng hợp thông tin theo mẫu 05-ĐK-TH-TCT (ban hành kèm Thông tư 86/2024/TT-BTC) và gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi phát sinh nghĩa vụ.
• Đối với cá nhân trực tiếp đăng ký với cơ quan thuế: NNT nộp hồ sơ tại Cục Thuế nơi làm việc (áp dụng cho trường hợp nhận lương từ các tổ chức quốc tế hoặc tổ chức nước ngoài) hoặc Chi cục Thuế nơi cư trú đối với các trường hợp còn lại.
• Đối với người phụ thuộc: Việc đăng ký mã số thuế cho người phụ thuộc có thể thực hiện thông qua cơ quan chi trả thu nhập (sử dụng mẫu 20-ĐK-TH-TCT) hoặc cá nhân nộp trực tiếp tại cơ quan thuế tương ứng với nơi làm việc hoặc nơi cư trú.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ từ cơ quan thuế

Cơ quan thuế thực hiện tiếp nhận và xử lý hồ sơ dựa trên hình thức nộp của NNT:

• Hồ sơ giấy: Công chức thuế tiếp nhận trực tiếp, kiểm tra tính hợp lệ và cấp phiếu hẹn trả kết quả. Nếu hồ sơ còn thiếu sót, NNT sẽ được hướng dẫn bổ sung ngay lập tức hoặc nhận thông báo trong vòng 02 ngày làm việc (nếu nộp qua bưu điện).
• Hồ sơ điện tử: Hệ thống Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế sẽ gửi thông báo tiếp nhận tự động trong vòng 15 phút. Kết quả xử lý được phản hồi qua cổng thông tin điện tử mà NNT đã đăng ký. Đối với hồ sơ không hợp lệ, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo từ chối trong thời gian tối đa 02 ngày làm việc.

Cách thức thực hiện đăng ký thuế linh hoạt

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất, người nộp thuế có thể lựa chọn một trong các phương thức giao dịch sau:

• Thực hiện nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công ở cấp tỉnh hoặc bộ phận một cửa cấp xã.
• Sử dụng dịch vụ bưu chính công ích hoặc thực hiện ủy quyền theo đúng quy định pháp luật.
• Giao dịch điện tử thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID) hoặc Hệ thống thông tin của Tổng cục Thuế.

Việc áp dụng đồng bộ các chuẩn mực theo Thông tư 86/2024/TT-BTC và Quyết định 1109/QĐ-BTC đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong việc kê khai thông tin định danh và thời hạn nộp hồ sơ. Điều này giúp cá nhân tránh được các rủi ro về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

Xem thêm Hướng dẫn xác định thuế TNDN đối với thuế GTGT đầu ra hàng biếu tặng theo quy định mới