Người mua không phối hợp thực hiện quy định về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp xử lý thế nào?

29/05/2026 12:50

Trong quá trình vận hành kinh doanh, việc tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử là nhiệm vụ trọng tâm của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế phát sinh nhiều trường hợp người mua, đặc biệt là cá nhân nhỏ lẻ, không phối hợp cung cấp thông tin định danh hoặc không có nhu cầu nhận hóa đơn. Để tháo gỡ khó khăn này, căn cứ theo hướng dẫn từ Cục Thuế TP. Hà Nội và các văn bản pháp quy như Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần nắm vững các nguyên tắc xử lý sau đây.

Hướng dẫn ghi nội dung hóa đơn khi khách hàng không cung cấp thông tin

Dựa trên Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nguyên tắc chung khi lập hóa đơn là phải thể hiện đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh của bên mua. Tuy nhiên, để đảm bảo tính linh hoạt, cơ quan Thuế quy định các trường hợp ngoại lệ:

Người mua không có mã số thuế: Doanh nghiệp không bắt buộc phải hiển thị mã số thuế của người mua trên hóa đơn.
Bán lẻ tại siêu thị, trung tâm thương mại: Đối với khách hàng là cá nhân không kinh doanh, hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế và chữ ký số của người mua.
Quyền lợi của người mua: Nếu người mua chủ động cung cấp số định danh cá nhân hoặc mã số thuế, bên bán có trách nhiệm ghi nhận đầy đủ các thông tin này vào hệ thống hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Giải pháp tối ưu

Để xử lý triệt để những bất cập khi người mua không cung cấp thông tin, cơ quan Thuế khuyến khích áp dụng hình thức hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Đây là phương thức mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

Dữ liệu hóa đơn được truyền gửi trực tiếp đến cơ quan thuế theo thời gian thực.
Cho phép không ghi đầy đủ thông tin định danh người mua, trừ trường hợp khách hàng có yêu cầu đặc biệt.
Tối ưu hóa quy trình hành chính, giảm thiểu sai sót trong khâu nhập liệu thông tin khách hàng.

Quy định lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Theo Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy trình này được thực hiện như sau:

Doanh nghiệp chỉ được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã sau khi nhận được thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Việc lập hóa đơn phải thực hiện thông qua phần mềm chuyên dụng, có ký số và gửi cho người mua qua phương thức điện tử đã thỏa thuận.

Các đối tượng có quyền khai thác thông tin hóa đơn điện tử

Căn cứ khoản 28 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Điều 46 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), các bên có quyền tiếp cận dữ liệu hóa đơn bao gồm:

Bên bán và bên mua dùng để đối soát, thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế.
Cơ quan quản lý nhà nước phục vụ thủ tục hành chính, kiểm tra tính hợp pháp của hàng hóa, thanh tra, kiểm toán và tố tụng.
Các tổ chức tín dụng phục vụ quy trình thanh toán qua ngân hàng.
Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN.
Cơ quan thuế nước ngoài theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Xem thêm Hướng dẫn xác định thuế TNDN đối với thuế GTGT đầu ra hàng biếu tặng theo quy định mới